Un’automazione che pilota il tuo gestionale lavora come farebbe una persona, apre una schermata, cerca un campo, ci scrive dentro e clicca un pulsante. Il punto delicato è proprio questo, se il gestionale cambia le schermate, l’automazione si trova davanti qualcosa che non riconosce. È la domanda che, giustamente, fa venire il dubbio più grosso, quindi vale la pena spiegarla per bene.
Non tutti gli aggiornamenti sono uguali
La maggior parte degli aggiornamenti di un gestionale non tocca niente di quello che serve all’automazione, sistemano il calcolo di un totale, aggiungono una stampa, correggono un errore che nessuno vedeva. In questi casi l’automazione continua a girare senza che nessuno se ne accorga.
I cambiamenti che contano sono quelli visibili, un campo che cambia nome, un pulsante che si sposta in un’altra scheda, una finestra in più che chiede una conferma prima di salvare, una colonna nuova che sposta tutte le altre di un posto. Sono cose piccole per chi lavora, uno se ne accorge, borbotta e va avanti. Un programma invece si ferma, perché sta cercando una cosa esattamente dove era prima.
Perché fermarsi è la reazione giusta
Qui c’è la parte che secondo me conta di più, e vale per qualsiasi automazione, non solo per quelle che scrivo io. Un sistema fatto bene, quando non trova la schermata che si aspetta, deve fermarsi e avvisare, non tirare a indovinare.
Il rischio vero non è l’automazione che si blocca, quella la vedi subito. Il rischio è quella che va avanti lo stesso e scrive l’imponibile nella casella dell’IVA perché i campi si sono spostati di uno, e quando te ne accorgi hai un mucchio di registrazioni da rifare a mano. Un blocco lo vedi e lo risolvi, un dato scritto storto in silenzio è un problema che cresce da solo.
Per questo un’automazione seria controlla di essere dove pensa di essere prima di scrivere qualcosa, e rilegge quello che ha scritto dopo averlo salvato. Se una di queste due verifiche non torna, si ferma lì e lo dice.
Quanto è grosso il lavoro di rimessa in piedi
Dipende da cosa è cambiato, ma di solito molto meno di quello che uno immagina. Se il gestionale ha cambiato il nome di un campo, si aggiorna quel riferimento e il processo riparte, la logica intorno resta identica. Se il fornitore ha rifatto tutta l’interfaccia, allora il lavoro è più lungo, ma è un caso raro e di solito lo sai con mesi di anticipo, perché un cambio del genere lo annunciano.
La differenza la fa come è scritta l’automazione. Se i riferimenti alle schermate stanno tutti in un punto solo, cambiarne uno è questione di minuti. Se invece sono sparsi ovunque nel codice, ogni ritocco diventa una caccia al tesoro. È un dettaglio tecnico che non dovresti dover controllare tu, ma se stai valutando qualcuno, è una domanda che puoi fare.
Perché il servizio è in abbonamento e non a consegna
Questa è la ragione onesta per cui Muffin Suite lavora con un canone mensile invece di consegnarti il codice e salutarti. Un’automazione non è un mobile che monti e resta lì, è appoggiata a programmi che si muovono, e quindi ha bisogno di qualcuno che la segua.
Se te la consegnassi e basta, funzionerebbe benissimo fino al primo aggiornamento del gestionale, poi diventerebbe un problema tuo, con in mano del codice che non hai scritto tu. Col canone i piccoli aggiustamenti di questo tipo rientrano nel piano, li faccio io e tu non ti accorgi di niente.
Cosa serve da parte tua
Pochissimo, ma non zero. Se sai che il gestionale verrà aggiornato, dirlo prima invece che dopo cambia parecchio, si controlla con calma invece che di corsa con l’ufficio fermo. Serve poi che qualcuno possa provare il processo dopo un cambiamento, meglio se su qualche caso finto o su documenti già chiusi, prima di rimetterlo a girare sul lavoro vero.
Se il tuo gestionale ha un ambiente di prova separato, dillo, è il posto migliore dove verificare un aggiornamento senza rischiare niente. Se non ce l’ha, si lavora lo stesso, con più prudenza.
La domanda da fare a chiunque, non solo a me
Se stai valutando di far automatizzare un processo, questa è la domanda che secondo me separa un lavoro fatto bene da uno fatto in fretta, cosa succede esattamente quando la schermata non è quella prevista. Se la risposta è che il sistema si ferma, avvisa e lascia un registro di quello che aveva fatto fino a quel momento, sei sulla strada giusta. Se la risposta è vaga, quel dubbio tienitelo.
Come vedere se il tuo caso regge
Per dire qualcosa di sensato sul tuo processo serve sapere quale programma usi e quali passaggi fa oggi la persona che ci lavora, poi quanto spesso capita. Con questo si capisce già se ha senso, e quanto è esposto ai cambiamenti del gestionale.