La risposta corta è due o tre processi
Non ti serve automatizzare tutto, in quasi tutte le aziende la maggior parte del tempo ripetitivo se ne va in due o tre attività, e sono quelle che vale la pena prendere, il resto è una coda lunga di cose piccole che sembrano fastidiose ma pesano poco
Il motivo è banale, un’automazione si ripaga con la ripetizione, se una cosa la fai duecento volte al mese ogni minuto tolto si moltiplica per duecento, se la fai due volte al mese resta due volte al mese anche dopo, e il tempo speso a spiegarne le regole non lo recuperi più
Quindi la prima cosa da fare non è fare una lista di tutto quello che ti dà fastidio, è capire dove sta il volume, perché fastidio e volume non sono la stessa cosa, la pratica che ti innervosisce può essere quella che capita di rado, e quella che ti pesa davvero magari nemmeno la noti più perché ci hai fatto l’abitudine
Chi ti propone di automatizzare tutto ti sta vendendo ore
Diffida di chi arriva e ti dice che si può automatizzare l’intero ufficio, perché quel discorso conviene a chi lo fa, non a te, più cose entrano nel progetto più il progetto dura, e la durata è quella che paghi
Un lavoro fatto bene comincia dal contrario, si guarda cosa lasciare com’è, quello che capita due volte al mese sta bene dov’è, e ci sta bene anche la pratica che ogni volta va a finire diversa, o il passaggio dove qualcuno deve decidere guardando il contesto, non è una rinuncia, è il motivo per cui il resto funziona
C’è anche una ragione pratica, un’automazione va scritta, provata e poi mantenuta nel tempo, perché il gestionale che usi cambia, arriva un fornitore nuovo, cambia un modulo, e ogni pezzo automatizzato è un pezzo che qualcuno deve tenere in piedi, se ne fai dieci per il gusto di dire che è tutto automatico, hai comprato dieci cose da mantenere e ne usi tre
Dopo il primo processo capisci meglio il secondo
C’è una cosa che si vede solo dopo, quando il primo processo gira, il secondo non è quasi mai quello che avevi in mente all’inizio
Succede perché mentre si scrive il primo si guarda il lavoro da vicino, passaggio per passaggio, e vengono fuori cose che dall’alto non si vedevano, un file che veniva ricontrollato due volte da due persone diverse, un passaggio a mano che esisteva solo perché serviva a un altro passaggio che ormai non fai più, e a quel punto la classifica cambia da sola
Per questo conviene partire da uno, il più ripetuto e il più chiaro, farlo funzionare, guardarlo lavorare per un po’, e solo dopo scegliere il prossimo con quello che hai imparato, invece di decidere adesso una lista di sei cose che tra qualche mese riscriveresti diversa
Se vuoi farti un’idea di quale sia il primo, in quali processi automatizzare per primi trovi i criteri per metterli in fila, e in calcola il risparmio puoi vedere quanto pesa in un anno il tempo che ci passi adesso