Arriva la richiesta e sai già cosa farai nei prossimi venti minuti
La mail arriva alle nove e venti, il cliente chiede un prezzo per una cosa che vendi da sempre, tu apri la cartella dei preventivi, cerchi l’ultimo fatto a qualcuno di simile, lo apri, salvi con nome nuovo, cambi l’intestazione, cambi le quantità, controlli che il totale in fondo si sia aggiornato davvero, ti accorgi che una riga aveva ancora il codice del cliente di prima, la sistemi, rileggi, esporti in PDF, scrivi due righe di accompagnamento e mandi
Poi lo rifai il pomeriggio, e il giorno dopo altre tre volte
Il preventivo è lavoro che non paga nessuno
Un preventivo non è un documento che ti fa guadagnare, è un documento che ti serve per avere la possibilità di guadagnare, e la differenza è tutta lì
Se ne mandi dieci e ne chiudi uno, quei venti minuti a testa li hai spesi nove volte su qualcosa che non diventerà mai una fattura, e nessuno te li rimborsa, non finiscono in nessuna riga di costo, se li mangia il tempo di una persona che quel tempo lo avrebbe usato per richiamare i clienti fermi da tre mesi
C’è anche un secondo effetto, meno visibile, la lentezza, quando la giornata è piena il preventivo scivola a domani, e domani a dopodomani, e il cliente nel frattempo ha ricevuto quello di un altro
La parte meccanica e la parte che vale
Dentro quei venti minuti c’è tutto mescolato, e va separato, perché una parte è mestiere e una parte è battitura
La battitura è recuperare i dati del cliente che sono già nel gestionale, riportare i codici e le descrizioni degli articoli che sono già a listino, moltiplicare quantità per prezzo, sommare, applicare l’aliquota, incolonnare tutto dentro il modello dell’azienda, generare il PDF, salvarlo dove vanno salvati i preventivi
Il mestiere è un’altra cosa, è decidere se a quel cliente fai quel prezzo, è capire che ne chiede tanti ma alla fine ne prenderà pochi, è sentire che su questa gara devi stare stretto e su quest’altra no
Nel preventivo che è sempre uguale, la parte lunga è la battitura e la parte corta è quella che vale
Come si scioglie
Il principio è che un dato che esiste già da qualche parte non si ribatte, si va a prendere
L’anagrafica del cliente sta nel gestionale che usi, i prezzi stanno nel listino, le condizioni di pagamento e i tempi di consegna stanno scritti da qualche parte, il modello del documento con il tuo logo e le tue condizioni ce l’hai già, l’unica cosa che manca è quello che ti ha chiesto il cliente, e quello lo metti tu, oppure arriva da una mail o da un modulo del sito e si legge
Il sistema apre il gestionale come faresti tu, pesca i dati, compone il documento con le righe giuste, fa i conti senza sbagliarli, prepara il PDF e la mail, e si ferma
Si ferma prima di mandare, e questa è la parte importante
Il prezzo lo decidi tu, sempre
Un’automazione che tratta col cliente non esiste, e chi te la racconta ti sta vendendo una parola
Lo sconto è una decisione commerciale, dipende da chi hai davanti, da quanto ti serve quel lavoro, da com’è andata l’ultima volta, e sono tutte cose che stanno nella tua testa e non in una tabella, quindi il sistema prepara il foglio con i prezzi di listino e le regole che hai scritto tu, e poi te lo mette davanti
Tu guardi, tocchi la riga che vuoi toccare, e mandi
Quello che sparisce è la battitura, non il tuo mestiere, che resta intero e finalmente non sta più sotto una pila di digitazioni
Dove si controlla, perché un preventivo sbagliato torna indietro
Un preventivo con un errore è peggio di un preventivo tardivo, perché o lo scopri e fai la figura, o non lo scopri e ci lavori sotto costo per un anno
Quindi i controlli si mettono prima, il codice articolo deve esistere davvero a listino, il prezzo che finisce nel documento deve essere quello del listino in vigore adesso e non di quello vecchio, la somma delle righe deve fare il totale, e se una di queste cose non torna il sistema non indovina, si ferma e ti chiama
Quando ha senso e quando no
Se fai due preventivi al mese lascia stare, il tempo per scrivere le regole non lo recuperi, e te lo dico prima io
Se invece ne fai tanti, tutti costruiti sullo stesso impianto, con un listino che esiste e regole che sapresti spiegare a voce a una persona nuova, allora questo è uno dei lavori più adatti che esistano, perché ha volume, è ripetuto, e la parte delicata resta comunque in mano tua
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