Lunedì mattina, tre mail e nessun nome di file che si capisce
Un cliente ti ha mandato un link per scaricare che scade giovedì, un altro ha allegato alla mail un file che si chiama definitivo_2_ok, e il terzo ti scrive che il logo va cambiato ma il resto è quello di prima, solo che di prima non si sa quale sia
Intanto c’è da rispondere a quattro richieste di preventivo, e sono le stesse quattro di sempre con numeri diversi, biglietti da visita, volantini, un catalogo, una tiratura di etichette
Il lavoro che ti porta via le ore
Non è la stampa, quella la sai fare e ti paga, sono i passaggi intorno che nessuno vede e nessuno ti riconosce
- I preventivi ripetitivi, sempre gli stessi tre o quattro tipi, con formato, carta, tiratura e finitura che cambiano di poco, e ne prepari dieci per averne uno
- I file dei clienti che arrivano via mail, via WeTransfer, su una chiavetta portata al banco, e qualcuno li deve scaricare prima che il link scada
- Rinominare quei file secondo la regola della casa, e metterli nella cartella del lavoro giusto, che è un mestiere che impari e non insegni
- La scheda di lavorazione da riempire con dati che stanno già nell’ordine, nella mail e nel preventivo
- I DDT, le bolle, le quantità consegnate e quelle rese, la carta che accompagna il pacco
- Il cliente grosso che ha il suo portale e vuole gli ordini e i documenti dentro lì, a modo suo
Esempi di cosa il sistema può fare
Sono esempi di lavori che il sistema è in grado di fare, non lavori già consegnati a qualche tipografia, Muffin Suite è partita da poco e preferisco dirtelo subito io
- Il sistema legge la richiesta che arriva in mail, riconosce che è uno dei tipi ripetitivi, prende quantità e formato e prepara il preventivo nel gestionale della tipografia con le regole di prezzo che gli hai dato tu, poi te lo lascia da controllare e mandare
- Scarica gli allegati e i link dei clienti appena arrivano, rinomina i file con la tua regola, commessa, cliente, versione, e li mette nella cartella del lavoro senza aspettare che qualcuno se ne ricordi
- Apre l’ordine e compila la scheda di lavorazione con i dati che sono già scritti da un’altra parte, macchina, carta, resa, senza ribattere niente
- Prende i dati dal PDF o dall’Excel dell’ordine e li porta dentro al gestionale riga per riga, controllando che quantità e codici coincidano
- Entra nel portale del cliente con le tue credenziali, scarica gli ordini nuovi e carica i documenti che quel cliente vuole caricati lì
Funziona anche col gestionale vecchio che hai in ufficio
Il sistema non chiede un collegamento tecnico al tuo programma, apre le schermate e ci lavora dentro come farebbe una persona, quindi va bene anche se il gestionale è vecchio, anche se nessuno lo aggiorna più, anche se non ha nessun collegamento diretto
Tu non cambi programma, non rifai le cartelle, non mandi nessuno a imparare un programma nuovo
Quello che resta a te
La stampa, il colore, la macchina che va registrata, il consiglio al cliente che vuole una cosa che sulla carta scelta non verrà bene
Il sistema fa i passaggi meccanici, e quando qualcosa non torna non se lo inventa, si ferma e ti lascia il caso, un file senza abbinamento, una quantità che non coincide, una richiesta che non somiglia a niente di conosciuto
Quanta autonomia dargli lo decidi tu, all’inizio conviene tenerlo stretto, con la conferma prima di ogni passo, poi si allarga su quello che hai visto funzionare
Perché ci guadagni
Le ore che oggi se ne vanno in preventivi non pagati e in file da mettere in ordine tornano indietro, e non assumi qualcuno per battere dati
Il canone mensile te lo dico prima di iniziare, quella cifra resta e ogni aggiunta la approvi tu, se vuoi farti due conti c’è il calcolo del risparmio, se invece vuoi vedere come si parte c’è la pagina su come funziona