In uno studio non tutto il lavoro ripetitivo è uguale, e la differenza si vede quando provi a spiegarlo a qualcun altro, se per descrivere un’operazione ti bastano poche frasi e chi ascolta la rifà identica, quella cosa può quasi sempre diventare automatica
Se invece per spiegarla devi dire dipende, e poi raccontare il cliente, l’anno, la scelta fatta la volta prima, allora non è lavoro meccanico, è una decisione, e le decisioni restano a te
Qui sotto ci sono le famiglie di lavoro che nella pratica si prestano più delle altre, con quello che conviene guardare prima di dire sì
Registrazioni e inserimento dati
È il caso più comune, arriva un documento, qualcuno lo legge, apre il gestionale e ribatte gli stessi dati in un’altra schermata, il documento cambia forma ma i campi da riempire sono sempre quelli, ed è proprio il tipo di lavoro che un programma fa senza stancarsi e senza distrarsi al centesimo giro
Il punto delicato arriva un attimo dopo, quando bisogna scegliere il conto, finché la regola esiste da qualche parte, anche solo nella testa di chi registra, si può scriverla nel sistema, quando invece cambia caso per caso conviene fermarsi un passo prima, con la registrazione preparata e la scelta finale in mano a una persona
Estratti conto e movimenti bancari
Leggere un estratto conto, capire a cosa si riferisce ogni movimento, cercare la fattura che gli corrisponde e preparare la registrazione è un lavoro lungo, e per la maggior parte è ricerca meccanica, la riconciliazione automatica funziona bene sui movimenti che portano un riferimento chiaro, importo che torna, numero del documento nella causale, fornitore riconoscibile
Sul resto non aspettarti miracoli, un bonifico cumulativo che paga sei fatture con un arrotondamento in mezzo resta un caso da guardare, la cosa sensata è dividere, i movimenti puliti li chiude il sistema, quelli dubbi finiscono in una lista, e tu apri solo quella
Portali fiscali e scarico documenti
Entrare in un portale, scaricare le ricevute, rinominarle, metterle nella cartella del cliente giusto e segnare che sono arrivate è tempo speso solo per spostare file, un sistema può rifare gli stessi passaggi a orari fissi e tenere il registro di cosa ha scaricato e quando
Prima però va guardata una cosa molto concreta, come si entra nel portale, se serve una firma o un codice che arriva ogni volta su un altro dispositivo, l’automazione arriva fino alla porta e non oltre, ed è meglio saperlo subito invece che scoprirlo a lavori iniziati
Controlli e quadrature
I controlli sono il punto dove un sistema automatico rende più di quanto ci si aspetta, confrontare date, importi, codici e allegati è pesante per una persona e immediato per un programma, e un controllo che a mano fai a campione, perché farlo su tutto sarebbe insostenibile, automatico lo fai su tutto senza pensarci
Quello che ti serve indietro è la lista corta delle righe che non tornano, con scritto accanto cosa non torna, un timbro che dice tutto a posto non ti fa guadagnare niente
Quello che è meglio non automatizzare
Le scelte contabili e fiscali che richiedono interpretazione restano tue, e non per un limite tecnico, il valore del tuo lavoro sta esattamente lì, un sistema può portarti la pratica già pronta, con i numeri ricontrollati e le anomalie segnalate, ma la firma e la responsabilità non si passano a un programma
Vale lo stesso per i processi che cambiano forma ogni volta, o che fai tre volte l’anno, automatizzare conviene sulla ripetizione, se una cosa la fai di rado il tempo che risparmi non ripaga il lavoro di costruirla, ed è giusto dirlo
Come capire se un tuo processo è adatto
Prendi un’attività che ti pesa e rispondi a quattro domande, quante volte al mese la ripeti, quanto dura ogni volta, quanto spesso salta fuori un caso strano, e quanto sono stabili le schermate che tocchi, se le risposte sono tante volte, sempre allo stesso modo e con poche eccezioni, sei nella zona buona
Poi fai un conto grezzo sul tempo, e i numeri qui sotto prendili solo come esempio inventato per far vedere il metodo, mettiamo due persone, due ore al giorno a testa, venti giorni al mese, fanno ottanta ore, moltiplicale per il costo orario che hai davvero tu e ottieni la cifra che stai già spendendo ogni anno, non serve che sia precisa, serve che ti dica se stai parlando di qualche ora o di un mese pieno di lavoro
C’è una parte che quasi tutti si dimenticano di contare, sono le ore che non chiami lavoro, i ricontrolli, le correzioni degli errori di battitura, le interruzioni per chiedere un chiarimento, il tempo speso a spiegare la procedura a chi arriva nuovo, e gli arretrati che si accumulano nei periodi di punta, quelle ore le stai pagando lo stesso, solo che non le vedi mai tutte insieme in un numero
Il passo successivo
Per dire se un processo è automatizzabile davvero non basta il nome dell’attività, bisogna vedere quale programma tocchi, quanti passaggi fa una persona dall’inizio alla fine, quante operazioni ci sono in un mese e quanto spesso arriva l’eccezione, con questi elementi la risposta viene fuori quasi sempre, e a volte la risposta è no, non ne vale la pena