Come misurare quanto tempo porta via un lavoro

Perché la sensazione non basta

Quando chiedi in giro quanto tempo porta via una certa attività, la risposta che torna è quasi sempre un aggettivo, tanto, parecchio, un’enormità, e con un aggettivo non ci fai nessun conto

Il problema è che il tempo passato su un lavoro ripetitivo non si percepisce bene dall’interno, chi lo fa da anni lo ha talmente in mano che gli sembra veloce, chi lo guarda da fuori lo vede lento perché nota solo i momenti in cui qualcuno è bloccato

Per decidere se vale la pena automatizzare qualcosa ti serve un numero, anche approssimativo, purché sia costruito con un metodo che puoi rifare uguale fra sei mesi e confrontare

Primo passo, conta le operazioni al mese

La misura più solida da cui partire non è il tempo, sono le operazioni, cioè quante volte al mese quella cosa succede, quante fatture entrano, quanti documenti qualcuno va a scaricare dal portale

Il vantaggio è che le operazioni al mese le puoi contare senza guardare nessuno negli occhi, il numero è già da qualche parte, in una cartella, in una casella di posta, in un elenco del gestionale che usi, basta filtrare un mese e leggere il totale in fondo

Ed è un numero stabile, mentre i minuti a testa cambiano con la giornata, con il caldo, con il collega che passa a fare una domanda, il volume mensile resta lì e regge il confronto anche a distanza di tempo

Secondo passo, guarda dieci pratiche di fila

Adesso ti serve il tempo per una singola operazione, e il modo per averlo è guardare dieci casi uno dopo l’altro, dall’apertura del documento fino a quando il lavoro è chiuso e la persona passa al successivo

Dieci sono pochi per fare statistica, però bastano per farsi un’idea onesta, perché dentro dieci pratiche di fila ci finisce anche il caso storto, quello che si incaglia, quello che costringe a fare una telefonata, e sono proprio quelli che nella stima a naso spariscono

Prendi il tempo del percorso intero, non del singolo pezzo, se una pratica richiede di aprire due programmi e una mail, il tempo è quello che passa dal primo click all’ultimo, comprese le pause in cui la persona aspetta che una schermata carichi

Poi non fare la media e basta, guarda anche il caso più lungo e il più corto, la distanza fra i due ti dice quanto quel lavoro è regolare, e quindi quanto è realistico automatizzarlo

Terzo passo, chiedi a chi lo fa

La persona che apre quella schermata ogni mattina sa cose che nessuna misurazione ti dà, sa quale fornitore manda i PDF fatti male, sa in che giorno della settimana arriva la valanga, e soprattutto conosce quel passaggio che nessuno ha mai messo per iscritto, quello che si fa perché altrimenti salta fuori un errore parecchio tempo dopo

Chiedi in modo aperto, quanto tempo ti porta via in una giornata normale, e quanto in una giornata storta, avrai due numeri invece di uno, e la giornata storta è quella che conta di più, perché è lì che si formano gli arretrati

Il numero che ti danno è quasi sempre più vicino alla realtà del tuo, e chi fa quel lavoro ha già in testa dove il processo perde tempo

Il punto delicato, il cronometro addosso non funziona

La tentazione è di mettersi dietro a una persona con il telefono in mano e cronometrare, ed è il modo migliore per ottenere due cose, un numero falso e un ufficio arrabbiato

Falso perché nessuno lavora normale mentre viene misurato, chi si sente osservato accelera, salta i controlli che di solito fa, e ti restituisce un tempo che non esiste in nessun altro giorno dell’anno

E arrabbiato perché la misurazione, senza una spiegazione, viene letta per quello che sembra, un controllo sulle persone, il che è il modo peggiore per iniziare un discorso su un’automazione

Quindi di’ subito cosa stai misurando e perché, sotto esame c’è il processo, non la persona, quello che stai cercando è il passaggio meccanico da togliere di mezzo, non chi ci mette trenta secondi in più

La formula, e un esempio con numeri inventati

Il conto è una moltiplicazione sola, operazioni al mese per minuti a operazione, e hai i minuti al mese, che diviso sessanta ti dà le ore

Mettiamo, giusto per far vedere come funziona il conto, che siano quattrocento documenti al mese e sei minuti a documento, sono numeri inventati qui per mostrare il metodo, non dati di qualcuno

Quattrocento per sei fa duemilaquattrocento minuti, cioè quaranta ore al mese, che nell’esempio è una settimana piena di una persona, e su un numero così la domanda non è più se valga la pena guardarci dentro, è da dove cominciare

Da lì, se moltiplichi quelle ore per il costo orario aziendale, hai la cifra, e la trovi anche senza calcolatrice nella pagina calcola il risparmio

Cosa fartene del numero

Il numero che ti esce non è una promessa di risparmio, è la dimensione del problema, e serve per due cose, decidere se quel lavoro merita attenzione prima di altri dieci, e avere un punto di partenza da confrontare dopo

Non tutte quelle ore sono automatizzabili, dentro c’è la parte meccanica e c’è quella che richiede testa, e solo la prima si toglie davvero, però senza il numero non sai nemmeno da quale processo cominciare

E se il numero che esce è piccolo, hai comunque guadagnato qualcosa, hai smesso di pensare a quel lavoro e puoi guardare altrove