Lo penseranno, e non è una fissazione loro
Sì, qualcuno lo penserà, e convincerli che si sbagliano non serve, quello che serve è dire chiaramente cosa hai in mente di fare, perché la paura di essere sostituiti da un’automazione nasce quasi sempre dal silenzio che c’è intorno al progetto
Se un giorno arriva un tecnico, guarda gli schermi, prende appunti e nessuno spiega perché, la testa di chi lavora lì fa il conto da sola, e lo fa nel modo peggiore, questo è il vero rischio del progetto, molto prima dei problemi tecnici
Va detta anche una cosa scomoda, nessun fornitore può promettere ai tuoi dipendenti che il posto resta, quella è una decisione tua di imprenditore, non di chi scrive il software, e chi te la promette al posto tuo ti sta raccontando una favola comoda per chiudere il contratto
Quello che sparisce è la parte che nessuno rivendica
La parte di lavoro che un’automazione porta via è quella che nessuno mette nel curriculum, copiare un numero da un PDF a una schermata, ribattere un ordine arrivato per email, rinominare file, controllare che due colonne coincidano
Nessuno, se gli chiedi cosa sa fare, ti risponde che sa ribattere le fatture, ti risponde che conosce i fornitori, che sa quando un prezzo è sbagliato a occhio, che si ricorda del cliente che paga sempre in ritardo, e quella parte lì non la tocca nessun programma
Chi conosce il processo, dopo un’automazione, ha in mano la parte che pesa, perché è la persona che detta le regole al sistema, che decide cosa deve bloccarsi, e che giudica i casi dubbi che il sistema mette da parte, il lavoro che gli resta è più difficile di quello che gli hai tolto
Va detto che questo ragionamento regge finché il carico c’è, se in ufficio si corre dietro alle scadenze e il lavoro esce comunque tardi, togliere la parte meccanica vuol dire respirare, se invece il lavoro è già poco il discorso cambia, e a quel punto la domanda dei tuoi dipendenti è legittima e la risposta la devi tu
Farlo di nascosto è la mossa che si paga
Chi decide di automatizzare un processo senza dirlo a chi lo fa ottiene due cose, entrambe brutte, un ufficio che si insospettisce, e un’automazione costruita su informazioni sbagliate
Le regole vere di un processo stanno in testa a chi lo esegue da anni, comprese le eccezioni, le scorciatoie e i casi che vanno a finire diversamente, e quelle cose te le racconta solo una persona che non ha motivo di nasconderle, se sospetta che stia servendo a farla fuori racconta la versione ufficiale, che è quella che non funziona mai
Il modo pratico è banale, dici cosa stai automatizzando e perché, chiedi a chi lo fa di raccontarti come lo fa davvero, e lo fai partecipare all’avvio, quando il sistema gira in parallelo e si confrontano i risultati, chi lo fa oggi è l’unico che sa dire se il risultato è giusto
C’è anche un effetto laterale che vale da solo, per scrivere le regole in un sistema bisogna prima metterle nero su bianco, e alla fine hai il processo scritto, cosa che quasi nessuna azienda piccola ha, e che ti serve comunque il giorno in cui quella persona va in ferie o cambia lavoro, come raccontato in chi fa solo data entry, prima o poi se ne va