Sono le sei e mezza e nessuno si è alzato
È il ventisette del mese, la stampante ha finito la carta due volte, sulla scrivania c’è una pila di documenti che ieri non c’era, e le stesse due persone che il quindici del mese uscivano alle sei stasera sono ancora lì che aprono allegati e ribattono numeri dentro il gestionale
Nessuno ha sbagliato niente, il lavoro semplicemente è arrivato tutto insieme, come arriva ogni mese negli stessi giorni, e come arriverà anche il mese prossimo
La cosa curiosa dei picchi di lavoro è che non sono una sorpresa, li sai a memoria, la chiusura, la scadenza fiscale, il carico di fine settimana, l’inventario, eppure ogni volta ti trovano nella stessa posizione
Nei picchi non manca la testa, mancano le mani
Quando l’ufficio va in apnea non è perché è finita la competenza, le persone che ci lavorano sanno benissimo cosa fare, lo fanno da anni, sanno riconoscere il documento strano al volo e sanno chi chiamare quando un importo non torna
Quello che finisce è il tempo materiale per la parte meccanica, aprire il file, cercare il numero, copiarlo nel campo giusto, salvare, passare al prossimo
Ed è una parte che nei periodi di punta non cresce di qualità, cresce solo di quantità, sono sempre gli stessi gesti moltiplicati per tre, e sono proprio quelli che ti mangiano la serata
Questo spiega perché assumere per il picco funziona così poco, la persona nuova arriva quando c’è più casino, va formata proprio nei giorni in cui nessuno ha tempo di formarla, e quando comincia a essere utile il picco è passato
Il conto degli straordinari te lo puoi fare da solo
Se vuoi capire quanto ti pesa davvero un periodo di punta, non guardare la fatica, guarda le ore
Mettiamo, giusto per far vedere il ragionamento e non perché siano numeri di qualcuno, che nei cinque giorni di chiusura due persone facciano due ore in più a testa, sono venti ore che prima non c’erano, tutti i mesi, e vanno moltiplicate per il costo orario aziendale, non per il netto in busta
Il conto lo puoi fare in due minuti nella pagina Calcola il risparmio, mettendo però solo le ore del picco e i giorni in cui capita, non quelle di un mese normale
Il numero che esce può sorprendere, non perché sia gonfiato, ma perché quelle ore nessuno le aveva mai scritte da nessuna parte
Un’automazione non guarda l’orologio
La differenza vera tra una persona e un’automazione, nei giorni di punta, non è la velocità, è che l’automazione non si stanca e non ha una serata da salvare
Può girare alle undici di sera o alle cinque del mattino, prendere i documenti arrivati durante il giorno, leggerli, aprire le schermate del gestionale come farebbe un operatore, compilare i campi e fermarsi sui casi che non tornano, mettendoli da parte
Così la mattina dopo le persone non trovano la pila, trovano la parte già inserita e un piccolo gruppo di eccezioni da guardare con calma, che è esattamente il lavoro per cui sono pagate
E funziona anche se il programma che usi non ha nessun collegamento diretto, nessuna API, nessun modo ufficiale per far entrare i dati dall’esterno, perché l’automazione lo usa dal davanti, dalle stesse schermate che usi tu, ed è la specialità di Muffin Suite, ne parla per esteso la pagina sui programmi senza collegamenti
La domanda onesta è di cosa è fatto il tuo picco
Qui però bisogna dire la cosa scomoda, perché non tutti i picchi si assomigliano
Se i tuoi cinque giorni di fuoco sono fatti di inserimenti, controlli incrociati, riporti da un file a una schermata, allora c’è tantissimo da togliere, ed è il caso in cui un’automazione ha più senso in assoluto, proprio perché il volume è concentrato
Se invece il tuo picco è fatto di telefonate, decisioni, trattative, casi che vanno pesati uno per uno, un’automazione serve a poco, e chi ti dice il contrario ti sta vendendo qualcosa
Nella maggior parte degli uffici c’è un misto delle due cose, e il punto è capire dove sta la linea, quindi guarda la tua ultima chiusura e chiediti quante di quelle ore erano gesti che avresti potuto spiegare a chiunque in cinque minuti
Quella è la parte automatizzabile, il resto è il tuo mestiere e resta tuo
Da dove si comincia
Non serve un progetto grosso per capirlo, serve vedere quale programma usi, quali passaggi fa una persona dall’inizio alla fine nei giorni di punta, e quante operazioni sono in quei giorni
Se il lavoro extra ti resta addosso anche fuori dai picchi, il discorso è un altro, e lo trovi nella guida su come gestire più lavoro con lo stesso personale