La domanda nasce quasi sempre allo stesso modo, il lavoro è cresciuto, l’ufficio è in ritardo, e la prima idea è mettere una persona in più. Prima di farlo vale la pena guardare cosa farebbe davvero quella persona nella giornata tipo, perché una parte di quelle ore spesso non chiede nessuna competenza, chiede solo pazienza.
Prima di tutto, non sono la stessa cosa
Una persona serve quando bisogna decidere, quando il caso è strano, quando c’è da parlare con un cliente o da prendersi una responsabilità. L’automazione copre la parte opposta, i passaggi che si ripetono uguali e che seguono regole che sai già scrivere su un foglio, tipo prendi il numero dalla fattura, cercalo nel gestionale, se non torna fermati.
Quindi non stai scegliendo tra due cose alternative, stai scegliendo quale parte del carico ha senso togliere di mezzo prima di decidere quante persone servono davvero.
Guarda la giornata, non il ruolo
La descrizione dell’annuncio è quasi sempre generosa, la giornata vera è un’altra cosa. Prendi il lavoro che hai in mente e spezzalo nelle attività concrete di una settimana, poi segna accanto a ognuna quanto tempo prende e se il modo di farla cambia da un caso all’altro oppure no.
Le attività che restano identiche ogni volta sono quelle da mettere sul tavolo, copiare dati da un Excel al gestionale, scaricare ricevute da un portale, leggere PDF tutti uguali e riportare quattro campi, ricontrollare a fine giornata che tutto sia stato inserito.
Il conto delle ore, fatto sul serio
Il calcolo di base è semplice, moltiplica le persone che fanno quel lavoro per le ore al giorno a testa, poi per i giorni al mese, e poi per il costo orario aziendale. Il costo orario è quello pieno, non lo stipendio netto diviso le ore, ci vanno dentro contributi e tutto il resto.
Facciamo un esempio inventato per far vedere il metodo, mettiamo due persone, due ore al giorno a testa, venti giorni al mese. Sono ottanta ore al mese, quasi mille ore all’anno, e a quel punto il costo lo tiri fuori tu con il tuo numero. La cifra può sorprendere, perché quelle ore non arrivano mai in una fattura, sono sparse dentro le giornate.
Poi aggiungi le voci che quasi nessuno conta, il tempo dei controlli, gli errori da correggere, le interruzioni per cercare un dato che non torna, la formazione di chi arriva, e gli arretrati che si accumulano quando qualcuno è in ferie o malato.
Quanta parte è davvero automatizzabile
Qui serve onestà, quasi mai è tutto. Un processo tipico ha una parte grossa che segue sempre gli stessi passi e una coda di casi strani che vanno guardati da qualcuno. Sii prudente nella stima, se pensi che si possa togliere l’ottanta per cento del tempo, ragiona sul sessanta e vedi se il conto regge lo stesso.
Un segnale utile, se chi fa quel lavoro ti sa spiegare la procedura in cinque minuti senza dire mai dipende, quella parte è automatizzabile. Se invece dice dipende ogni due frasi, lì dentro c’è del giudizio umano e va lasciato a una persona.
Cosa cambia tra le due strade
Una persona in più ti dà flessibilità, capisce i casi nuovi, parla con i clienti, copre anche cose che non avevi previsto quando l’hai assunta, e ti costa tutti i mesi che resta in azienda. Un sistema automatico non capisce niente di quello che non gli hai spiegato, però regge i picchi senza chiedere straordinari, lavora anche di notte se serve, e quando i volumi raddoppiano non chiede il doppio del tempo.
C’è anche una differenza sui tempi, una persona la assumi e poi va formata, un’automazione va costruita e provata, in tutti e due i casi il vantaggio non arriva il giorno dopo.
Quando assumere resta la scelta giusta
Se il lavoro cambia forma ogni settimana, se c’è tanto contatto con i clienti, se le decisioni pesano e devono avere un nome sopra, allora la persona la assumi e basta, non c’è nessun calcolo da fare. Anche se i volumi sono piccoli, dieci pratiche al mese non giustificano di costruirci intorno un sistema, le fai a mano e stai tranquillo.
Il caso interessante è un altro, il volume è alto, il lavoro è sempre uguale, e stai per assumere qualcuno per farglielo fare tutto il giorno. Lì il conto vale la pena farlo prima.
La terza via, quella in mezzo
La scelta migliore raramente è tutta da una parte. Togli le ore ripetitive dal carico, guarda cosa resta, e a quel punto decidi se serve ancora una persona in più oppure se quelle che hai già coprono il lavoro con più calma. Capita anche che la persona serva lo stesso, ma per fare qualcosa che porta valore invece di reinserire dati.
Il punto non è togliere di mezzo qualcuno, è che pagare una persona competente per copiare numeri da una schermata all’altra è uno spreco per te e una noia per lei.
Come muoverti da qui
Fai il conto delle ore su una settimana vera, non a memoria, e segna quali attività sono sempre uguali. Se il numero che esce è piccolo, hai risolto il dubbio in mezz’ora e assumi sereno. Se è grosso, allora prima di pubblicare l’annuncio guarda quanta parte di quelle ore può essere fatta da un sistema, e confronta quel risparmio con quanto ti costa costruirlo e mantenerlo.
Se vuoi un secondo parere sul tuo caso, serve vedere il programma che usi, i passaggi che fai ogni volta e quante operazioni ti passano per le mani in un mese, sono queste le cose che dicono se un processo è adatto o no.