Tre settimane dopo, quella cifra torna a galla
La fattura del fornitore arriva in mail il mercoledì mattina, chi registra le passive la apre, guarda l’imponibile, lo ribatte nel gestionale, e per una distrazione di due secondi scrive milleduecento dove c’era milleventi, poi salva, chiude il PDF, e passa alla successiva
Per tre settimane non succede niente, il dato sbagliato dorme dentro il gestionale e sembra un dato come tutti gli altri, nessuno ha motivo di guardarlo due volte
Poi arriva la riconciliazione di fine mese, i conti non tornano di una cifra che non si capisce da dove venga, e comincia la caccia, si riaprono le registrazioni, si riscarica il PDF, si confronta riga per riga, e alla fine si trova, era quella lì
Trovarla è il punto in cui si tira il fiato, ed è esattamente il punto in cui il lavoro comincia
Il costo non è l’errore, è la catena che parte
Bisogna telefonare al fornitore per capire se il problema è tuo o suo, e la telefonata non dura due minuti perché dall’altra parte devono cercare anche loro, poi va sistemata la registrazione, e se il pagamento è già partito con l’importo sbagliato serve una nota di credito, o un giro di storno, o una riga in più da spiegare al commercialista
La riconciliazione va rifatta, il saldo del fornitore va ricontrollato, e siccome un errore trovato fa nascere il dubbio, parte anche un controllo a campione sul resto, che è tempo di una persona che doveva fare altro
Il conto vero di un dato inserito storto è la somma di tutto questo, e non c’è nessuna voce in bilancio che si chiami così, lo paghi in ore
Ogni passaggio a mano è un punto in cui si può scivolare
Un errore di inserimento non dipende dalla bravura di chi lo fa, dipende da quanti punti hai messo in fila fra il documento e il campo del gestionale
Se il numero va letto da un PDF, tenuto a mente per due secondi, riscritto in un campo, e poi ricopiato in un secondo programma perché i due non si parlano, hai messo quattro occasioni dove poteva essercene una, e non serve una giornata storta, basta un collega che entra a chiederti una cosa mentre copi
Le persone brave sbagliano poco e quelle stanche sbagliano di più, ma nessuno sbaglia zero, e chi ribatte righe tutto il giorno lo sa meglio di chiunque
Una macchina sbaglia in un altro modo
Un’automazione sbaglia in un modo diverso, e quel modo si può governare, un sistema che legge il documento e compila i campi non si distrae, alla riga quattrocento fa la stessa cosa che faceva alla prima, e non è mai di fretta perché è venerdì sera
La differenza più grossa però è un’altra, una persona in dubbio ogni tanto tira a indovinare perché ha una pila di fatture da smaltire, un’automazione fatta come si deve non prova a indovinare, se il totale delle righe non fa il totale del documento si ferma, se il fornitore non è in anagrafica si ferma, e la pratica finisce in una lista che una persona guarda con calma la mattina dopo
Va detto anche il rovescio, un’automazione che sbaglia non sbaglia una volta sola, sbaglia allo stesso modo su tutti i casi finché non te ne accorgi, per questo i controlli intorno contano più della lettura, e per questo si parte in affiancamento
Dove si mettono le reti
Le difese che servono non sono complicate, sono le stesse che farebbe una persona attenta con tempo infinito, e infatti a mano non si fanno quasi mai
- i totali che devono quadrare con la somma delle righe, la rete più solida che esista su un documento contabile
- i dati che devono esistere prima di essere scritti, il fornitore in anagrafica, la partita IVA in una forma valida, una data sensata
- una soglia oltre cui il caso non passa da solo, perché un numero fuori scala è quasi sempre un errore
- un registro di cosa è stato fatto e quando, che ti permette di ricostruire senza andare a memoria
Se ti interessa come si costruiscono queste reti c’è una guida dedicata su come si impedisce a un’automazione di fare danni, ed è la parte del lavoro che vale più della lettura del documento
Come si guarda il proprio caso
Per capire se questo discorso ti riguarda non serve un’analisi, prendi gli ultimi errori di inserimento che ti sono costati mezza giornata, e conta cosa hanno mosso, chi ha telefonato, cosa si è dovuto rifare, quanto tempo dopo li avete trovati
Quel tempo lì, moltiplicato per le volte che succede in un anno, è la voce di cui stiamo parlando, e nella pagina Calcola il risparmio puoi affiancarla al tempo che ti porta via l’inserimento, l’altra metà del conto
Muffin Suite lavora sui punti dove il dato passa da un foglio a una schermata senza che nessuno debba pensarci, perché sono i punti dove si scivola, e il caso strano resta a chi lo sa giudicare