Il telefono suona mentre stai finendo un’altra cosa
C’è un paziente allo sportello, il telefono squilla, e nella casella ci sono quattro mail di prenotazione arrivate stanotte, tutte da riportare a mano sull’agenda, è così quasi ogni mattina, e non è il lavoro per cui uno studio esiste, è il contorno che però non si può saltare
- Prenotazioni che arrivano da telefono e da mail, ognuna scritta a modo suo, e qualcuno le deve battere sull’agenda
- Spostamenti e disdette dell’ultimo minuto, con il buco da riempire chiamando qualcuno della lista d’attesa
- Richiami e conferme del giorno prima, uno per uno, per non ritrovarsi lo studio vuoto
- Referti e documenti che arrivano e vanno consegnati al paziente giusto, senza sbagliare persona
- Fatturazione, e poi gli adempimenti amministrativi, con l’invio delle spese sanitarie che torna sempre
Esempi di cose che il sistema può fare in segreteria
Sono esempi di quello che il sistema è in grado di fare, non lavori già consegnati a qualche studio, siamo partiti da poco e preferiamo dirtelo qui invece che fartelo scoprire dopo
- Legge le mail di prenotazione, tira fuori nome, recapito e prestazione richiesta, e prepara la riga sull’agenda con lo slot libero, lasciando la conferma finale a te
- Prepara i richiami del giorno dopo, la lista di chi va chiamato e chi ha già risposto, così la segreteria fa solo le telefonate che servono davvero
- Quando una disdetta libera un posto, tira fuori la lista di chi aspetta quella prestazione, in ordine, pronta da contattare
- Prende i documenti amministrativi, controlla che i campi ci siano tutti e che i numeri tornino, e segnala quelli incompleti prima che diventino uno scarto
- Rifà gli inserimenti che oggi ribatti a mano su il gestionale dello studio e sull’agenda, aprendo le schermate come farebbe una persona, anche quando quei programmi non hanno nessun collegamento diretto
Muffin Suite non tocca gli invii al Sistema Tessera Sanitaria, la ricetta elettronica o gli altri adempimenti verso gli enti, e non fa nessuna dichiarazione di conformità, quella parte resta allo studio e a chi lo segue, sul resto il metodo è lo stesso, si guarda insieme quale parte del giro è meccanica e ripetibile e quale invece resta una decisione tua, e si automatizza solo la prima, dove serve entrare in un portale si lavora nel modo descritto nella pagina sull’automazione dei portali web
Quello che resta alla persona in segreteria
Il paziente al telefono che spiega male cosa ha, quello che si presenta senza appuntamento, il medico che chiede di spostare tutto il pomeriggio: quella è la parte che una macchina non fa, ed è anche quella per cui la segreteria serve
Il sistema non tira a indovinare, se un nome non è chiaro, se una mail è ambigua, se un documento non torna, si ferma e ti lascia il caso da guardare, con quello che ha capito e quello che non ha capito, meglio dieci casi messi da parte che uno sbagliato in silenzio
Perché allo studio conviene
Le ore che oggi vanno in battitura e telefonate a vuoto tornano libere, e servono a stare dietro ai pazienti o a chiudere prima la giornata, senza mettere qualcuno in più solo per ricopiare dati, e non cambi programma, si lavora su quelli che hai già
Il canone mensile lo concordiamo prima di iniziare, resta quello, e ogni aggiunta la approvi tu, se vuoi farti due conti prima di scrivere c’è la pagina per calcolare il risparmio
Con chi parli
Sono Antonio Fuccillo, lavoro da Nove, in provincia di Vicenza, P IVA 04650850243, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi non c’è nessun passaggio in mezzo
Il primo passo è una chiamata in cui mi racconti una procedura, senza mandarmi niente di riservato, poi ti dico se si può fare, cosa non conviene toccare, e cosa mettiamo per iscritto prima di partire, i contatti sono qui