L’ospite è davanti al banco col trolley
La prenotazione è arrivata da un portale due settimane fa, qualcuno l’ha ripresa a mano nel gestionale della struttura, adesso lui è lì che aspetta la stanza e tu stai battendo il suo nome per la terza volta, questa volta di corsa, perché serve per la comunicazione alla questura
È lo stesso ospite, gli stessi dati, scritti in tre o quattro posti diversi, e ogni volta è un’occasione in più di sbagliare una lettera nel cognome o una cifra nel documento
Il lavoro che porta via le ore in reception
- Le prenotazioni che arrivano da più portali, ognuno col suo formato e le sue email, e vanno riportate in casa
- Le anagrafiche degli ospiti ribattute fra il gestionale della struttura e i portali dove vanno comunicate
- La comunicazione degli ospiti, che ha una scadenza precisa, e se salti un giorno sono guai, quindi qualcuno la fa lo stesso, alle undici di sera
- La tassa di soggiorno da rendicontare, con i conteggi delle notti, le esenzioni e i bambini
- Le statistiche da compilare, sempre gli stessi numeri presi da dove sono già scritti
- Le disponibilità e i prezzi da tenere allineati, perché una stanza venduta due volte è un problema che poi paghi
Esempi di cosa il sistema può fare qui dentro
Questi sono esempi di lavori che il sistema può fare, non lavori già consegnati per qualche struttura, siamo partiti da poco e preferiamo dirtelo subito
- Legge le prenotazioni che arrivano via email o dai portali di prenotazione, ricava nome, date, camera e importo, e le inserisce nel gestionale della struttura con la regola che gli dai tu
- Prende i dati dell’ospite già scritti in prenotazione, li usa per preparare i documenti che ti servono, e ti mette davanti solo quello che manca davvero, per esempio il numero del documento che va letto sul posto
- Prepara il conteggio della tassa di soggiorno partendo dalle notti registrate, applica le esenzioni secondo le regole che il tuo comune ti ha dato, e ti lascia il prospetto pronto da guardare
- Tiene un elenco delle comunicazioni da fare con la loro scadenza, e ti avvisa prima, invece di ricordartene tu a serata finita
- Confronta quello che c’è sul portale con quello che c’è nel gestionale, e segnala le righe che non coincidono
Il sistema lavora sui programmi come farebbe una persona davanti allo schermo, quindi va bene anche quando il tuo gestionale non ha nessun collegamento tecnico da offrire, ed è la parte del mestiere che ci riesce meglio
Quello che resta a te e alle tue persone
Accogliere, che poi è il motivo per cui la struttura esiste, consigliare il ristorante giusto, sistemare la cosa storta prima che diventi una recensione
Le scelte restano tue, il sistema esegue le regole che gli hai dato e non se ne inventa di nuove, se una prenotazione arriva strana o un dato non torna si ferma, lo mette da parte e te lo fa vedere, perché un dato sbagliato scritto in fretta costa più di un dato scritto piano
Decidi tu quanta autonomia dargli, all’inizio conviene tenerlo stretto, con la conferma tua sui passaggi che contano, poi si allarga su quello che hai visto funzionare
Perché ci guadagni
Le ore che oggi se ne vanno in ribattitura tornano disponibili, e in una struttura piccola sono le stesse ore in cui c’è gente al banco, quindi valgono doppio
Non cambi programma, il sistema usa quello che hai già, e il canone mensile lo concordiamo prima di iniziare, senza una grande spesa all’avvio
Come si parte
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli direttamente con chi il lavoro lo fa
Mi mostri una procedura, anche solo con un breve video dello schermo, guardo se si può fare e ti dico il canone prima di partire, se vuoi farti un’idea prima puoi vedere quanto ti costa oggi il lavoro manuale, oppure scrivermi