Le nove di sera, e il registro è ancora indietro
La giornata è finita da un pezzo, il trattore è rientrato, in cantina i travasi sono a posto, e adesso c’è da sedersi e scrivere quello che è successo oggi, e quello che è successo ieri, perché ieri era tardi anche allora
Le registrazioni le devi tenere comunque, non è una scelta, il quaderno non si compila da solo e non aspetta il momento buono, e quasi sempre chi lo compila è la stessa persona che ha passato la giornata fuori, cioè la persona più stanca che c’è in azienda
Il lavoro che porta via le sere
Non è il campo, e non è la cantina, quello è il mestiere, sono i passaggi intorno, sempre uguali, che qualcuno deve fare per forza
- Le movimentazioni da registrare, con le date e le quantità che devono coincidere con quello che è successo davvero
- I documenti dei fornitori, i DDT, le bolle, che arrivano in mano, per mail, o in fondo alla cabina del trattore
- I dati che stanno già scritti su un documento e vengono ribattuti a mano dentro il gestionale, uno per uno
- Le scadenze da tenere d’occhio, che nessuno ti ricorda finché non è tardi
- La carta che deve reggere se arriva un controllo, e deve essere ordinata prima, non quel giorno lì
Esempi di cosa il sistema può fare
Questi sono esempi di lavori che il sistema può fare, non lavori già consegnati per qualche azienda, siamo partiti da poco e preferiamo dirtelo subito invece di raccontarti una storia
- Il sistema legge il documento del fornitore, ricava fornitore, data, prodotto e quantità, e prepara la registrazione dentro il gestionale che usi già, seguendo le regole che gli hai dato tu
- Prende il foglio Excel o il PDF dove qualcuno ha annotato le operazioni della settimana, e lo riversa nel programma, riga per riga, senza saltarne una alle undici di sera
- Confronta quello che è registrato con quello che risulta dai documenti, e ti mette da parte le righe che non tornano, invece di farle passare
- Tiene lo scadenzario e ti avvisa prima, non il giorno stesso
- Archivia i documenti con il nome e nella cartella che usi tu, così quando servono si trovano
Sono lavori che una macchina fa bene perché sono meccanici, e sono lavori che una persona fa male non perché sia distratta, ma perché alla riga cinquanta di sera chiunque sbaglia
Il tuo programma resta il tuo programma
Non ti chiediamo di cambiare gestionale, e non ti serve che il tuo programma abbia un collegamento tecnico verso l’esterno, perché il sistema apre le schermate e compila i campi come farebbe una persona seduta lì davanti
Sui programmi vecchi, o su quelli fatti su misura anni fa da qualcuno che non risponde più al telefono, funziona lo stesso, ed è la specialità della casa
Quello che resta a te
Le decisioni, tutte, il sistema esegue le regole che l’azienda ha già definito con il suo consulente, non le stabilisce e non le interpreta
Se un documento è nuovo, se una quantità non torna, se manca un dato, non si inventa niente, si ferma e ti lascia il caso da guardare, che è esattamente quello che vuoi da una cosa che tocca i registri
Puoi decidere quanta corda dargli, all’inizio conviene tenerlo corto, con più controlli e più conferme, poi si allarga sui casi che hai visto funzionare
Perché ci guadagni
Le sere tornano sere, e le ore che oggi vanno in trascrizioni tornano al lavoro vero o alla famiglia, senza assumere qualcuno per battere dati e senza comprare un programma nuovo
C’è anche una cosa che si vede meno, i registri tenuti giorno per giorno da un sistema che non si dimentica valgono più di un recupero fatto tutto insieme a fine mese, quando ormai ti ricordi a occhio
Come si parte
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli con chi il lavoro lo fa davvero
Mi mostri una procedura, anche con un video dello schermo fatto col telefono, guardo se si può fare, e ti dico il canone mensile prima di iniziare, così sai la cifra prima di spendere, e se vuoi farti due conti c’è il calcolo del risparmio