Da Excel e PDF al gestionale

Il dato ce l’hai già, ma qualcuno lo ricopia a mano

Arriva un Excel dal fornitore, un PDF via email, un file esportato da un altro programma, e i numeri sono lì, già scritti, poi qualcuno in ufficio apre il file da una parte, il gestionale dall’altra, e passa la mattina a riscrivere riga per riga quello che c’era già

È il lavoro più facile da togliere di mezzo, ed è anche quello dove si sbaglia di più, perché dopo la ventesima riga l’attenzione cala

Cosa fa il sistema, passo per passo

1. Prende il file dove arriva, una cartella, la casella email, un portale
2. Legge i campi che servono, non tutto il documento
3. Controlla quello che ha letto, prima di toccare il gestionale
4. Apre il tuo programma e compila i campi
5. Salva, e scrive nel registro cosa ha fatto e su quale documento
6. Mette da parte i casi dubbi, con scritto il motivo

I controlli sono la parte importante

Leggere un PDF è facile, accorgersi che una cifra è sbagliata lo è molto meno, e un numero sbagliato che entra da solo nel gestionale ti costa più delle ore che hai risparmiato

Prima di scrivere qualsiasi cosa nel gestionale, il sistema verifica cose come queste, e le regole le decidi tu, guardando insieme come lavori oggi

• Il campo obbligatorio c’è oppure manca
• La data è una data vera, e sta nel periodo che ti aspetti
• Gli importi tornano, imponibile, IVA e totale sono coerenti tra loro
• Il codice articolo o il fornitore esiste davvero in anagrafica
• Il documento non è già stato inserito, così non ti ritrovi il doppione
• Il numero letto si legge bene, senza cifre incerte o tagliate a metà dalla scansione

Nel dubbio si ferma, non tira a indovinare

Quando un controllo non passa, quella pratica non entra nel gestionale, il sistema la mette in una lista a parte, con il documento allegato e il motivo scritto in chiaro, tipo “importo totale diverso dalla somma delle righe”

Una persona la guarda e decide, mentre il resto del lavoro intanto è già andato avanti da solo, così non ti tocca ricontrollare tutto, ma solo quel poco che si è fermato

Da quali file si può partire

• Excel e CSV, anche con fogli e intestazioni un po’ disordinate
• PDF con il testo dentro, tipo fatture, DDT, ordini, listini
• PDF scansionati, se la scansione è leggibile, e comunque su questi teniamo i controlli più stretti
• Email e allegati, prendendo il file giusto dalla casella
• File esportati da altri programmi, anche in formati strani