Il gatto è ancora sul tavolo e il telefono suona
La visita è finita da un minuto, il proprietario aspetta la fattura, intanto entra una chiamata per un appuntamento e c’è un cane in sala d’attesa che non vuole stare fermo, e in mezzo a tutto questo qualcuno deve scrivere la scheda, aprire l’agenda, cercare se quel posto delle 17 è libero
Chi lavora in uno studio veterinario lo sa, il tempo con l’animale non è mai il problema, il problema è tutto quello che gli gira intorno, e che si accumula fra un paziente e l’altro finché non resta lì fino a sera
Il lavoro che ti porta via le ore
- L’agenda, con gli spostamenti, le disdette dell’ultimo momento, i buchi da riempire e le urgenze da incastrare
- I richiami dei vaccini e dei controlli, che qualcuno deve andare a cercare uno per uno in una lista
- Le anagrafiche dei proprietari e degli animali, scritte una volta al telefono, riscritte quando arrivano, corrette quando cambia un numero
- Le fatture da emettere mentre il proprietario è ancora lì davanti, con la carta in mano
- I documenti e i moduli, da preparare, da far firmare, da mettere nella cartella dove poi li ritrovi
- I promemoria per gli appuntamenti del giorno dopo, che qualcuno deve ricordarsi di mandare, uno per uno, di sera
I richiami sono soldi, e si perdono in silenzio
Questo è il punto che fa male più di tutti, un richiamo saltato non ti manda nessuna segnalazione, non litiga con te, semplicemente quel cliente non torna, e nessuno in studio se ne accorge, perché per accorgersene bisognerebbe avere il tempo di guardare l’elenco di chi doveva tornare e non è tornato
Il richiamo lo fai a mano quando c’è una giornata tranquilla, e le giornate tranquille sono quelle in cui è mancato qualcuno, quindi ne fai la metà e sempre in ritardo
Esempi di cosa il sistema può fare
Sono esempi di lavori che il sistema può fare, non lavori già consegnati a qualche studio, Muffin Suite è partita da poco e preferiamo dirtelo prima che dopo
- Il sistema apre il gestionale dello studio, tira fuori chi ha un richiamo in scadenza nei giorni che decidi tu, prepara la lista con il nome dell’animale e il recapito, e la mette lì pronta per la telefonata o per il messaggio
- Prende i dati del proprietario da un modulo compilato o da un documento fotografato, controlla che ci sia tutto e crea la scheda, senza ribattere niente a mano
- Guarda l’agenda del giorno dopo e prepara i promemoria da mandare, con l’orario giusto e il nome giusto
- Alla chiusura confronta le visite fatte in agenda con quelle fatturate, e ti segnala quello che è rimasto indietro
- Archivia i documenti con il nome e nella cartella che usi già, così li ritrovi con la logica che hai in testa tu
Il gestionale dello studio e l’agenda restano quelli, il sistema li usa come farebbe una persona seduta davanti allo schermo, quindi non devi cambiare programma e non devi chiedere a nessuno un collegamento tecnico, e quando quel collegamento non esiste proprio è comunque il nostro terreno di casa
Quello che resta alle persone
La visita, la mano sull’animale, la spiegazione al proprietario che è spaventato, il giudizio clinico, tutta la parte che è il mestiere e che non si tocca
Il sistema fa i passaggi meccanici, e quando qualcosa non torna, un dato mancante, un caso che non ha mai visto, non se lo inventa, si ferma e te lo lascia da parte
Perché lo studio ci guadagna
Le ore che oggi se ne vanno in agenda, liste e inserimenti tornano disponibili, e i richiami escono secondo la regola che hai deciso tu invece che quando capita una giornata tranquilla, che è la differenza fra un cliente che torna e uno che sparisce senza dirtelo
Il canone mensile lo concordiamo prima di iniziare, senza una grande spesa all’avvio, se vuoi farti due conti c’è la pagina per calcolare il risparmio
Come si parte
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli con chi il lavoro lo fa davvero
Mi mostri una procedura, va bene anche un breve video dello schermo senza dati dei tuoi clienti dentro, guardo se si può fare e ti dico il canone prima di cominciare, il resto è spiegato in come funziona oppure scrivimi dai contatti