Manca ancora la carta d’identità del terzo intestatario
La stipula è fissata, il fascicolo è quasi pronto, e in segreteria si aspetta un documento che una delle parti ha promesso due volte, intanto le anagrafiche vanno battute nel gestionale dello studio, i codici fiscali riletti carattere per carattere, e i file che sono arrivati via mail vanno rinominati e messi nella cartella della pratica
Il lavoro dell’atto non è questo, il lavoro dell’atto è un’altra cosa, questo è il contorno, ed è il contorno che riempie le giornate
Dove se ne vanno le ore in segreteria
- I documenti delle parti che arrivano fotografati col telefono, storti, a pezzi, e qualcuno li deve leggere e sistemare
- Le stesse anagrafiche ribattute più volte, perché lo stesso nome serve in punti diversi e ogni volta si riparte dal documento
- Il fascicolo da comporre, con dentro tutto quello che ci deve stare, nell’ordine in cui ci deve stare
- La lista di quello che manca, che va tenuta aggiornata a mano e sollecitata a voce
- L’archiviazione dopo, con i nomi dei file e le cartelle che nello studio seguono una regola precisa
- Le date interne da tenere d’occhio, quelle che se scivolano se ne accorge solo chi le ha in testa
La parte dell’atto non la tocchiamo
Esempi di cosa il sistema può fare
Sono esempi di lavori che il sistema può eseguire, non lavori già consegnati a qualche studio, Muffin Suite è partita da poco e preferiamo scriverlo qui invece di lasciartelo immaginare
- Il sistema legge i documenti che le parti hanno mandato, ricava nome, data di nascita, codice fiscale ed estremi del documento, e li scrive nel gestionale dello studio nei campi giusti
- Controlla che il codice fiscale sia coerente con i dati anagrafici e che il documento non sia scaduto, e se qualcosa non torna si ferma e lo segnala invece di andare avanti
- Compone il fascicolo, rinomina i file con la regola che usi tu, li mette nella cartella della pratica e prepara l’elenco di quello che manca ancora
- Tiene lo scadenzario interno, quello dello studio, e avvisa quando una data si avvicina e la casella corrispondente è ancora vuota
- Rilegge i dati di una parte già presente in archivio e li ripropone, invece di farli ribattere dal documento per la terza volta
Il tutto succede dentro il gestionale che hai già, il sistema apre le schermate e compila i campi come farebbe una persona, quindi non serve nessun collegamento tecnico e non serve che il tuo programma sia predisposto a niente, è il caso dei programmi senza collegamenti ed è la specialità della casa
Quello che resta alle persone
Il rapporto con le parti in uno studio notarile non lo deleghi a una macchina, e nemmeno il controllo di merito su quello che è stato raccolto, o la decisione su un caso che è diverso dagli altri
Il sistema non inventa, se un documento è illeggibile o un dato è ambiguo non prova a indovinare, si ferma e ti lascia il caso da guardare, e quanta autonomia dargli lo decidi tu, all’inizio conviene tenerlo stretto, con più conferme, poi si allarga sui passaggi che hai visto funzionare
Perché lo studio ci guadagna
Le ore che oggi vanno in trascrizione tornano disponibili senza assumere qualcuno per battere dati, e con le persone che hai già le usi per seguire le pratiche invece di rincorrerle
C’è anche il pezzo degli errori, un codice fiscale battuto male salta fuori sempre nel momento peggiore, e un controllo automatico su ogni riga non si stanca alla decima anagrafica come si stanca una persona alle sei di sera
Se vuoi farti un’idea di quanto pesa il lavoro ripetitivo dentro il tuo studio, c’è il calcolo del risparmio, poi mi mostri una procedura, anche con un breve video dello schermo senza dati delle parti dentro, guardo se si può fare e ti dico il canone mensile prima di iniziare, quella cifra resta e ogni aggiunta la approvi tu
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi quando scrivi parli con chi il lavoro lo fa