Il fascicolo nuovo, e tutto quello che viene dopo
Arriva un cliente, e prima di occuparti della questione devi aprire il fascicolo, dargli il nome secondo la regola dello studio, quella che tutti conoscono e nessuno ha mai scritto da nessuna parte, poi mettere dentro l’anagrafica della controparte, poi ribattere gli stessi dati nell’atto, poi ancora nel gestionale, poi nel foglio delle scadenze
Sono gli stessi nomi, le stesse date, lo stesso codice fiscale, copiati a mano quattro volte, e ogni volta c’è la possibilità di sbagliare una lettera
Perché questo costa più di quanto sembra
Il punto è semplice, le ore di segreteria non le fatturi a nessuno, non stanno in nessuna parcella, sono costo secco dello studio, quindi ogni ora che togli da lì non è un’ora spostata altrove, è un’ora guadagnata e basta
Un’ora di udienza la fatturi, un’ora passata a rinominare PDF e a ricopiare indirizzi la paghi tu, e la paghi due volte se a farla è un professionista invece di un impiegato
Le cose che il sistema può fare in studio
Il sistema lavora sui programmi che hai già sul computer dello studio, il tipo di gestionale che negli studi si usa da sempre, Cliens o Kleos per capirci, il foglio delle scadenze, la casella PEC, li apre e li usa come farebbe una persona seduta davanti allo schermo, anche quando fra loro non esiste nessun collegamento diretto, che è poi la parte dove torno più utile
- Apre il fascicolo partendo dai dati che gli dai una volta sola, lo nomina con la regola dello studio, crea le cartelle e ci mette dentro quello che serve
- Prende l’anagrafica di cliente e controparte da un documento e la riporta negli altri sistemi, senza ribattere niente, controllando che codice fiscale e date siano formalmente coerenti
- Legge le PEC che arrivano, riconosce a quale fascicolo appartengono e archivia allegati e ricevute con il nome giusto nella cartella giusta
- Tiene aggiornato lo scadenzario leggendo le date dai documenti e dai fascicoli, e ti avvisa prima, non il giorno stesso
- Prepara i documenti che cambiano solo per tre campi, procure, lettere, comunicazioni di rito, riempiendo i campi dai dati già presenti
- Ti mette davanti una lista di quello che non torna, un dato mancante, due anagrafiche diverse per la stessa persona, una data che non quadra
Questi sono esempi di quello che il sistema è in grado di fare, non lavori già consegnati a qualche studio, l’attività è partita da poco e preferisco dirlo io prima che me lo chieda tu
Quello che non tocca, e non deve toccare
La valutazione giuridica resta tua, per intero, il sistema non decide cosa scrivere in un atto, non interpreta una norma, non sceglie una strategia, non stabilisce se una scadenza si può calcolare così o cosà
Fa i passaggi meccanici e si ferma quando qualcosa non torna, non tira a indovinare, ti lascia il caso da parte e va avanti con il resto, perché su un termine un errore silenzioso è molto peggio di un errore che ti viene segnalato
Puoi anche tenerlo stretto all’inizio, con la conferma tua su ogni passaggio, e allargarlo solo dove hai visto che funziona, il metodo è questo
Chi c’è dall’altra parte
Sono Antonio Fuccillo, l’automazione la scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli direttamente con chi mette le mani nel lavoro, P IVA 04650850243, sede a Nove in provincia di Vicenza
Mi mostri come lavori adesso, anche con un breve video dello schermo, guardo se si può fare e ti dico il canone mensile prima di iniziare, quella cifra resta scritta e ogni aggiunta la approvi tu, se vuoi farti un’idea di quanto pesa il lavoro a mano c’è il calcolo del risparmio
I nomi dei programmi citati in questa pagina sono marchi dei rispettivi proprietari, li nominiamo solo per farti capire di che tipo di programmi parliamo, non abbiamo nessun rapporto con chi li produce e non vendiamo le loro licenze