L’aula si svuota e comincia il secondo lavoro
L’ultima lezione finisce venerdì alle sei, i partecipanti salutano e vanno a casa contenti, e in segreteria c’è ancora tutto da fare, il registro da chiudere, le presenze da contare firma per firma, ventidue attestati da preparare che sono identici tranne il nome e la data, e il rendiconto da mettere nel formato che chiede chi ha finanziato il corso
Il corso è durato due giorni, la carta intorno ne dura due settimane, e quelle due settimane le paghi tu senza che nessuno le veda
Dove se ne vanno le ore in segreteria didattica
- Iscrizioni che arrivano per email, con il modulo compilato a mano o fotografato, e i dati vanno ribattuti nel gestionale dei corsi uno per uno
- Registri e presenze, i fogli firmati tornano dall’aula e qualcuno li trasforma in ore a sistema, partecipante per partecipante
- Attestati, tutti uguali tranne nome, data e monte ore, e ogni volta si riparte dal modello e si controlla che non sia rimasto dentro il nome del corso precedente
- Rendiconti per chi finanzia, ognuno vuole il suo tracciato, con le colonne messe a modo suo e gli allegati che ha deciso lui
- Documenti dei docenti, il curriculum, la lettera di incarico, e alla fine il registro delle ore
- Le anagrafiche degli stessi partecipanti riscritte a ogni edizione, perché tanto è più veloce che cercarle
È il caso da manuale del documento identico con tre campi diversi, ed è esattamente il tipo di lavoro dove una persona attenta si distrae alla quindicesima copia, mentre una macchina alla quindicesima è uguale alla prima
Esempi di cosa il sistema può fare qui dentro
Questi sono esempi di lavori che il sistema può fare, non lavori già consegnati per qualche centro di formazione, siamo partiti da poco e preferiamo dirtelo subito
- Legge i moduli di iscrizione che ricevi in PDF o in Excel, ricava anagrafica, corso scelto e dati di fatturazione, e apre il gestionale dei corsi e li inserisce, come farebbe la persona in segreteria
- Prende il foglio presenze del giorno, conta le ore di ogni partecipante e le riporta sul registro a sistema, segnalando chi è sotto la soglia che hai deciso tu
- Genera gli attestati dell’edizione in blocco partendo dal tuo modello e dall’elenco di chi ha diritto, con nome, monte ore e date già dentro, pronti da firmare
- Mette insieme il rendiconto nel tracciato che ti hanno dato, pescando i numeri dal gestionale invece che da un foglio ricopiato a mano
- Controlla il fascicolo del corso prima che tu lo chiuda, e ti dice cosa manca, il curriculum di un docente, una firma, un’ora che non torna fra registro e rendiconto
Se il gestionale dei corsi che usi non ha nessun collegamento tecnico da offrire, non è un problema, il sistema lavora sulle schermate come farebbe un operatore, ed è la specialità della casa, lo stesso vale per i portali su cui rendiconti, che apre e usa con le tue credenziali
Quello che resta alla persona in segreteria
Restano le persone, il partecipante che chiama perché ha perso una lezione e chiede come recuperarla, il docente da rassicurare il giorno prima, l’aula da far funzionare, il cliente aziendale che vuole capire se quel corso serve davvero ai suoi
Le decisioni restano tue, se un partecipante ha diritto all’attestato oppure no lo stabilisci tu con le tue regole, e il sistema le esegue, quando un dato non torna non lo indovina, si ferma e ti lascia il caso da guardare
All’inizio conviene tenerlo stretto, con più conferme e più controlli, poi si allarga sui passaggi che hai visto funzionare, questo è il modo in cui si parte
Perché il centro ci guadagna
Le ore che oggi finiscono negli attestati e nelle presenze tornano libere, e in un centro piccolo quelle ore sono le stesse che servirebbero per vendere l’edizione successiva o per rispondere a chi chiede un preventivo
C’è anche la parte che non si vede, un’ora contata male sul registro o un totale che non coincide col rendiconto è un problema che salta fuori mesi dopo, quando rimetterlo a posto costa molto più che scriverlo giusto la prima volta, e i controlli incrociati riga per riga sono il lavoro che una macchina fa meglio
Non cambi programma, il sistema usa il gestionale che hai già, e non ti serve una grande spesa iniziale, si concorda un canone mensile prima di cominciare, quella cifra resta e ogni aggiunta la approvi tu
Come si comincia
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli con chi il lavoro lo fa
Mi mostri una procedura, va bene anche un breve video dello schermo senza dati dei partecipanti dentro, guardo se si può fare e ti dico il canone prima di iniziare, se vuoi farti un’idea di quanto pesa oggi puoi fare due conti qui, oppure scrivimi e ne parliamo