Il cliente ti passa la carta d’identità e comincia il ricalco
Arriva per un passaggio, ti allunga il documento, la carta di circolazione, a volte la foto di tutto fatta col telefono, e da lì in avanti quei dati li batti tu, nel gestionale, sul modulo, sul portale, e ogni volta li rileggi da capo perché un carattere sbagliato sul telaio te lo ritrovi dopo
Sono dati che il cliente ti ha già dato, esistono già, stanno scritti su un documento che hai davanti, e il lavoro tuo in quel momento è fare da tastiera
Le ore che se ne vanno in agenzia
- Anagrafiche di persone e veicoli ribattute su ogni modulo, targa, telaio, residenza, codice fiscale, sempre gli stessi
- Documenti da acquisire, girare, rinominare e archiviare dove poi li ritrovi davvero
- Scadenze da tenere d’occhio, revisioni, rinnovi, pratiche in sospeso che aspettano un pezzo di carta
- Incassi da riconciliare, chi ha pagato, chi ha lasciato un acconto, chi deve saldare al ritiro
- Per l’autoscuola le iscrizioni, i fogli rosa, le prenotazioni degli esami, le visite mediche con la loro data
Esempi di cosa il sistema può fare qui dentro
Sono esempi di lavori che il sistema può fare, non lavori già consegnati per qualche agenzia, siamo partiti da poco e preferiamo dirtelo subito
- Legge la carta d’identità e la carta di circolazione che hai scansionato o fotografato, ne ricava i dati, e li scrive nel gestionale dell’agenzia nei campi giusti
- Precompila i moduli e le schermate con i dati che ha già letto, e li lascia lì pronti perché tu li guardi prima di mandare avanti la pratica
- Controlla che una pratica sia completa prima che parta, se manca un documento o una data non torna, il caso si ferma e finisce nella tua lista
- Tiene il fascicolo in ordine, ogni file rinominato e messo nella cartella del cliente con il criterio che usi tu
- Tiene lo scadenzario interno e ti prepara la lista di chi va sollecitato, senza che nessuno debba scorrere il tabellone a mano
La stessa cosa vale per la parte autoscuola, l’iscrizione entra a sistema partendo dai documenti dell’allievo, le date delle visite e degli esami stanno in un’agenda che qualcuno controlla per te
Quello che resta a te
Il rapporto col cliente, la pratica come scelta professionale, e la firma, il sistema fa i passaggi meccanici e si ferma da solo quando un dato non è leggibile o quando qualcosa non coincide, non tira a indovinare
All’inizio conviene tenerlo stretto, con più conferme e più controlli, poi si allarga sui casi che hai visto girare bene
Perché l’agenzia ci guadagna
Le ore che oggi vanno in battitura tornano al banco, e al banco ci sono le persone che pagano, senza mettere qualcuno a ricopiare targhe
Non cambi programma, il sistema apre il gestionale dell’agenzia come farebbe un operatore e prepara i dati che poi finiscono nei portali degli enti su cui lavori, quindi funziona anche dove non c’è nessun collegamento tecnico da agganciare, ed è la specialità della casa, sul resto trovi il metodo in come funziona e i conti in calcola il risparmio
Come partiamo
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli con chi il lavoro lo fa
Mi mostri una procedura, va bene anche un video dello schermo senza dati dei tuoi clienti dentro, guardo se si può fare e ti dico il canone mensile prima di iniziare, quella cifra resta e ogni aggiunta la approvi tu, se vuoi scrivimi