Le sei e mezza di sera, e alla reception arriva tutto insieme
Entrano quindici persone in una volta, una vuole rinnovare, una il certificato l’ha lasciato a casa un’altra volta, una chiede perché le è arrivato il sollecito di un pagamento che dice di aver già fatto, e intanto chi sta al banco risponde al telefono e apre il tornello, quindi la lista dei rinnovi in scadenza resta aperta in una scheda del browser, e la guardi domani, forse
Il lavoro che si mangia le ore al banco
- Iscrizioni nuove, con i dati letti dal documento e ribattuti a mano nel gestionale della palestra
- Rinnovi da controllare uno per uno, perché la lista non si guarda da sola
- Scadenze dei certificati medici da chiedere, poi da richiedere, poi da richiedere ancora
- Pagamenti da riconciliare fra il gestionale e i sistemi di pagamento che usi, con quelli non andati a buon fine da rincorrere
- Comunicazioni ai soci, sempre le stesse, scritte una alla volta quando avanza un minuto
L’abbonamento che scade in silenzio
Questo è il punto che vale soldi veri, un socio che non rinnova non ti manda una lettera di addio, smette di venire e basta, e quando te ne accorgi sono passati due mesi, si è iscritto da un’altra parte oppure ha perso l’abitudine, che è anche peggio
Nessuno perde i rinnovi per pigrizia, si perdono perché guardare la lista è un lavoro che non trova mai un momento suo, viene sempre dopo la persona che è lì davanti e aspetta
Esempi di cosa il sistema può fare
Questi sono esempi di lavori che il sistema può fare, non lavori già consegnati per qualche palestra, Muffin Suite è partita da poco e preferiamo dirtelo
- Ogni mattina guarda gli abbonamenti in scadenza nei giorni seguenti, prepara la lista e manda il promemoria ai soci, con il testo che hai scritto tu
- Tiene d’occhio le date di scadenza dei certificati medici e fa partire la richiesta al socio prima che sia tardi, senza entrare nel merito del documento
- Legge i movimenti dei sistemi di pagamento che usi e li abbina alle posizioni nel gestionale, e quelli che non tornano li mette da parte invece di forzarli
- Prende i dati di una nuova iscrizione dal modulo o dal documento fotografato e compila la scheda nel gestionale della palestra, controllando i campi che ti interessano
Il sistema apre il gestionale che hai già e ci lavora dentro come farebbe la persona al banco, quindi va bene anche se quel programma non ha nessun collegamento verso l’esterno, ed è la parte che ci riesce meglio
Quello che resta a chi sta in reception
Le persone, che sono il motivo per cui uno sceglie la tua palestra invece di quella dopo il semaforo, il socio che chiede consiglio, quello che sta mollando e lo tieni dentro con due parole dette al momento giusto
Le decisioni restano tue, un pagamento che non torna o un caso che il sistema non sa leggere non se lo inventa, si ferma e te lo lascia sul tavolo
Perché ci guadagni
I rinnovi che oggi si perdono perché nessuno ha avuto il tempo di guardare la lista sono incassi che avevi già in casa, e le ore che vanno in battitura tornano al banco, senza mettere una persona in più solo per copiare dati da un foglio a uno schermo
Non cambi programma, il canone mensile lo concordiamo prima di iniziare e resta quello, ogni aggiunta la approvi tu
Se vuoi farti un’idea dei numeri puoi fare due conti sul risparmio, oppure vedere come si parte, che sono poche cose e nessuna impegnativa