Il piazzale alle sette del mattino
Il cliente arriva prima dell’orario, ha il cantiere che apre alle otto, così la piattaforma esce, il contratto lo sistemi dopo, contatore e stato del mezzo finiscono su un foglio sul bancone, e a metà giornata quel foglio sta sotto altri cinque
La sera il mezzo rientra, lo scarica un tuo ragazzo mentre tu sei al telefono, e la data del rientro entra nel gestionale del noleggio quando qualcuno trova il minuto, cioè due giorni dopo, quando nessuno si ricorda l’ora esatta
Il lavoro che porta via le ore
Non è il mezzo, quello lo conosci a memoria, è tutto quello che gli gira intorno e che qualcuno deve scrivere
- Contratti di noleggio da compilare con dati del cliente che sono già in archivio da tre noleggi fa
- Consegne e rientri da registrare, con date e orari che poi decidono quanto fatturi
- Lo stato del mezzo all’uscita e al rientro, contatore, carburante, danni, foto fatte col telefono che restano nel telefono
- Manutenzioni, tagliandi e revisioni con le loro scadenze, mezzo per mezzo
- I portali dei clienti, perché quelli grossi vogliono documenti e rapporti caricati a modo loro, e ognuno ha il suo modo
- La fatturazione di fine mese, ricostruita a mano dai fogli e dalla memoria di chi c’era
Il rientro scritto tardi è denaro
Se il rientro non viene registrato subito succede una cosa o l’altra, o fatturi giorni in cui il mezzo era già fermo in piazzale, e allora il cliente chiama e la nota di credito la fai tu, oppure perdi giorni veri e glieli regali senza accorgertene, ed è il caso peggiore perché non se ne lamenta nessuno
Poi ci sono le scadenze, una revisione saltata tiene fermo un mezzo che avevi già promesso, e un mezzo fermo non noleggia, mentre il canone del leasing arriva lo stesso
Esempi di cosa il sistema può fare
Questi sono esempi di lavori che il sistema può fare, non lavori già consegnati per qualche noleggiatore, siamo partiti da poco e preferiamo dirtelo
- Prende i dati del cliente da un documento fotografato o da una email, li controlla contro l’anagrafica, e prepara il contratto nel gestionale del noleggio senza ribattere niente
- Registra consegna e rientro con data e ora, e se un mezzo risulta fuori da più giorni di quelli concordati lo mette in una lista che guardi tu, prima di fatturare e non dopo
- Tiene il calendario di revisioni e manutenzioni, conta i giorni o le ore del contatore, e avvisa quando manca poco, con il mezzo e la data scritti chiari
- Legge il rapporto di consegna in PDF o in Excel, ne ricava contatore, carburante e note sui danni, e li porta nella scheda del mezzo
- Entra nei portali dei clienti con le tue credenziali, carica quello che chiedono e archivia la ricevuta nella cartella della commessa
Se il tuo programma non ha collegamenti
Può darsi che il gestionale del noleggio sia quello di dieci anni fa, gira su un computer in ufficio, non ha nessun modo per parlare con l’esterno, e magari chi l’ha scritto non lo segue più
Non è un problema, il sistema apre le schermate e le compila come farebbe una persona seduta lì, ed è proprio la specialità della casa, lo stesso vale per i portali dei clienti dove entri col browser
Quello che resta a te
Le decisioni, il prezzo che fai a quel cliente, se il danno lo addebiti o lasci perdere perché lavora con te da otto anni, se quel mezzo lo mandi in officina adesso o dopo il ponte
Il sistema fa i passaggi meccanici, e quando qualcosa non torna non se lo inventa, si ferma e ti mette il caso da parte, all’inizio conviene tenerlo stretto con più conferme, poi si allarga sui casi che hai visto funzionare
Perché il noleggio ci guadagna
Le ore che oggi vanno in fogli e ribattiture tornano al piazzale e ai clienti, la fattura di fine mese riflette i giorni veri, e le scadenze non le scopri il giorno prima
Non cambi programma, il sistema usa quello che hai già, e se vuoi farti un’idea di quanto tempo è in gioco c’è la pagina per calcolare il risparmio
Da dove si comincia
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli con chi il lavoro lo fa
Mi mostri una procedura, va bene un video dello schermo senza dati dei tuoi clienti dentro, guardo se si può fare e ti dico il canone mensile prima di partire, poi quella cifra resta