Lunedì mattina, e mancano due persone
Una ha chiamato alle sei per dire che è malata, un’altra non si è presentata e basta, e tu stai già telefonando in giro per coprire due cantieri prima delle otto, mentre sulla scrivania c’è la pila delle presenze della settimana scorsa da sistemare
Le squadre girano, i cantieri sono sparsi, e l’ufficio è quel posto dove tutto quello che è successo fuori deve diventare una riga scritta da qualche parte, con l’ora giusta, sulla commessa giusta
Il lavoro che ti porta via le ore
Non è organizzare le squadre, quella è la parte che sai fare e che tiene in piedi l’azienda, sono i passaggi intorno, sempre gli stessi, che qualcuno deve fare comunque
- Le presenze che arrivano dal badge, da un foglio firmato in cantiere, da un messaggio su WhatsApp mandato alle undici di sera, e tutte finiscono a mano nello stesso posto
- Le sostituzioni dell’ultimo minuto, decise al telefono, che poi vanno ricordate e riportate quando ormai è passata una settimana
- I rendiconti per i committenti, uno vuole il foglio mensile con le ore per area, un altro vuole il suo modulo compilato in un certo modo, e nessuno dei due cambierà per te
- I portali dei committenti dove caricare rendiconti, documenti del personale, allegati, ognuno con le sue schermate
- La fatturazione, che deve rispecchiare le ore vere e non quelle che qualcuno ricorda
- I documenti delle persone e le loro scadenze, da chiedere, poi da richiedere
Il margine sta nelle ore, e sparisce in silenzio
Su un cantiere di pulizie il guadagno è la differenza fra le ore che hai venduto e le ore che hai pagato, quindi quando un’ora viene scritta male, o viene scritta due giorni dopo a memoria, il margine se ne va senza che nessuno se ne accorga, non c’è nessun allarme che suona
Un cantiere che perde mezz’ora al giorno lo scopri a fine anno, se lo scopri, e intanto continui a rinnovarlo convinto che vada bene
Esempi di cosa il sistema può fare
Questi sono esempi di lavori che il sistema può fare, non lavori già consegnati per qualche impresa, siamo partiti da poco e preferiamo dirtelo
- Il sistema raccoglie le presenze dai file che ti arrivano, li mette nello stesso formato e le carica nel gestionale del personale che usi già, cantiere per cantiere
- Confronta le ore registrate con le ore previste dal contratto di quel cantiere, e ti mette da parte i giorni che non tornano, invece di lasciarli passare
- Prepara il rendiconto nel formato che chiede quel committente, prendendo i dati dal gestionale, e lo lascia pronto da guardare prima che parta
- Entra nel portale del committente con le tue credenziali, carica quello che va caricato e archivia la ricevuta con il nome e nella cartella che usi tu
- Tiene sotto controllo le scadenze dei documenti del personale e prepara la lista di chi va sollecitato
Il gestionale del personale che hai in ufficio potrebbe non avere nessun collegamento tecnico verso l’esterno, e va bene lo stesso, il sistema apre le schermate e le compila come farebbe un operatore
Quello che resta alle persone
Il sistema fa i passaggi meccanici, le decisioni restano tue, chi mandi a coprire il cantiere quando manca una persona lo scegli tu, perché sai chi ci sa stare con quel cliente
Quando qualcosa non torna, un’ora che non ha senso, un cantiere senza nessuno segnato, un file arrivato mezzo vuoto, il sistema non inventa niente, si ferma e ti lascia il caso da guardare
Puoi decidere quanta autonomia dargli, all’inizio conviene tenerlo stretto, con più conferme, poi si allarga sui casi che hai visto funzionare
Perché ci guadagni
Le ore che oggi vanno in trascrizioni tornano disponibili, e le usi per stare dietro ai cantieri e ai clienti, senza mettere un’altra persona in ufficio a battere presenze
Le ore scritte quando succedono, e non a memoria il venerdì, sono ore che fatturi per intero, ed è il punto dove questo lavoro si ripaga da solo
Come partiamo
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli con chi il lavoro lo fa
Mi mostri come sistemi le presenze di una settimana, anche con un breve video dello schermo, guardo se si può fare e ti dico il canone mensile prima di iniziare, quella cifra resta e ogni aggiunta la approvi tu
Se vuoi farti un’idea prima di scrivere, puoi mettere i numeri della tua azienda nel calcolo oppure vedere come funziona il lavoro dall’inizio, poi ne parliamo