La spedizione parte lunedì, il fascicolo lo stai ancora mettendo insieme venerdì
La merce è pronta, il camion è prenotato, e in ufficio c’è una persona che apre la fattura, apre la packing list, apre il certificato, e guarda se dicono la stessa cosa
Il peso lordo su un documento, il peso netto sull’altro, il numero dei colli che qualcuno ha corretto a mano dopo l’ultimo carico, il codice della merce ripetuto su tre fogli diversi, e basta uno storto perché la spedizione si fermi da qualche parte e ti tocchi rifare il giro
Il lavoro che ti porta via il pomeriggio
Non è decidere come spedire, quella è la parte che sai fare, sono i passaggi intorno, sempre gli stessi, che nessuno può saltare
- Gli stessi dati della spedizione ribattuti sulla fattura, sulla lista di carico e su ogni altro documento del fascicolo
- I documenti dei fornitori che arrivano in PDF o in Excel, ognuno col suo formato, e vanno riportati nel gestionale
- Il confronto riga per riga fra quello che è stato ordinato, quello che è stato imballato e quello che è stato fatturato
- I portali dei corrieri e dei committenti su cui caricare documenti e recuperare tracking, ognuno fatto a modo suo
- Le mail che chiedono dove è arrivata la merce, e la risposta sta dentro un portale che devi aprire
- L’archiviazione del fascicolo, col nome giusto e nella cartella giusta, perché fra otto mesi qualcuno lo cercherà
Il controllo incrociato tiene ferma la merce, o la fa partire
Qui c’è la differenza vera rispetto ad altri uffici, un dato che non coincide fra due documenti non è un fastidio da sistemare con calma, è una spedizione che si blocca, e una merce ferma costa ogni giorno che sta ferma
Confrontare due documenti riga per riga è esattamente il lavoro dove una persona regge fino alla riga cinquanta, poi comincia a leggere quello che si aspetta di leggere invece di quello che c’è scritto, alla riga duecento è finita, mentre a una macchina la riga duecento pesa come la prima
Esempi di cosa il sistema può fare
Sono esempi di lavori che il sistema può fare, non lavori già consegnati per qualche spedizioniere, Muffin Suite è partita da poco e preferiamo dirtelo invece di riempire la pagina di loghi
- Legge la fattura e la packing list, confronta pesi, colli, quantità e codici riga per riga, e ti mette davanti solo le differenze, con scritto quale documento dice cosa
- Prende i dati della spedizione dal gestionale e prepara i documenti del fascicolo secondo i modelli che usi tu, senza ribattere niente
- Entra nei portali dei corrieri e dei committenti con le tue credenziali, carica i documenti che servono, recupera lo stato e lo riporta dove lo guardi
- Controlla che il fascicolo sia completo prima che parta, e se manca un allegato lo dice adesso invece che quando la merce è in viaggio
- Archivia tutto col nome e nella cartella che usi tu, così il fascicolo si ritrova senza chiedere a chi c’era
Se il gestionale che usi non offre nessun collegamento diretto il discorso non cambia, il sistema lavora sulle schermate come farebbe un operatore, ed è la specialità della casa, lo stesso vale per i portali dove entri a mano tutti i giorni
Quello che resta a te
Il sistema fa i passaggi meccanici, le decisioni restano tue, e la parte dichiarativa resta a chi la fa di mestiere, non la tocchiamo e non promettiamo di toccarla
Quando un dato non torna il sistema non sceglie per te, si ferma e ti lascia il caso, che è poi il comportamento che vuoi da un ufficio dove sbagliare un codice costa più che andare piano
Decidi tu quanta autonomia dargli, all’inizio conviene tenerlo stretto, con più conferme, poi si allarga sui casi che hai visto funzionare
Perché ci guadagni
Le ore che oggi vanno in confronti e ribattiture tornano disponibili, e le usi per seguire i clienti e i fornitori invece che i fogli, senza assumere qualcuno per controllare colonne di numeri
I fermi che nascono da un dato incoerente si vedono prima, quando costano poco, e non quando la merce è già partita
Non cambi programma, il sistema usa quello che hai già, e il canone mensile lo concordiamo prima di iniziare, se vuoi farti un’idea di quanto ti costa oggi il lavoro manuale c’è il calcolo, e se vuoi vedere il percorso c’è come funziona