Il retrobanco lavora quando può
Sono le nove e mezza, davanti al banco c’è la fila, e nel retro c’è il fattorino del grossista che scarica i colli con le bolle sopra
Qualcuno lascia il cliente a metà, firma, mette le bolle sul tavolo, e torna al banco, perché il banco viene prima di tutto
Quelle bolle restano lì fino a mezzogiorno, o fino a serranda chiusa, e quando finalmente qualcuno le prende in mano è stanco, ha fretta, e fa il carico guardando l’orologio
È esattamente lì che nascono gli errori, non per disattenzione ma per orario, e li ritrovi settimane dopo, quando una giacenza non torna o un lotto risulta dove non è
Quello che porta via le ore, dietro
- Gli ordini ai grossisti, che sono per la maggior parte gli stessi prodotti di sempre, ricontrollati ogni volta a mano
- I DDT da caricare, riga per riga, con i codici del fornitore che non sempre coincidono con i tuoi
- Il confronto fra quello che hai ordinato, quello che è arrivato davvero e quello che ti viene fatturato, che spesso nessuno fa fino in fondo perché non c’è tempo
- Le scadenze e i lotti da tenere sotto controllo, con i giri di scaffale fatti a memoria
- I resi e i mancanti, da segnare, da ricordare, da sollecitare
- I documenti dei fornitori da archiviare, che sono sempre PDF, sempre con un nome diverso
Niente di difficile, per carità, sono passaggi che sai fare a occhi chiusi, il problema è che sono tanti e che li fai nel ritaglio fra un cliente e l’altro
Esempi di cosa il sistema può fare
Questi sono esempi di lavori che il sistema può fare, non lavori già consegnati, Muffin Suite è partita da poco e preferiamo dirtelo prima che dopo
- Legge il DDT del grossista, PDF o Excel che sia, ricava codici, quantità, lotti e scadenze, e prepara il carico nel gestionale che usi già, con la tabella di conversione fra i codici del fornitore e i tuoi
- Confronta l’ordine con la bolla e con la fattura, riga per riga, e ti mette da parte solo le righe dove i tre documenti non dicono la stessa cosa
- Prepara la proposta d’ordine partendo dalle giacenze e dalle regole che gli dai tu, poi la lascia lì, la guardi e la mandi tu
- Tira fuori la lista dei lotti in scadenza con l’anticipo che decidi, così i resi li chiedi quando c’è ancora tempo
- Entra nei portali dei grossisti con le tue credenziali, scarica i documenti e li archivia con il nome e la cartella che usi tu
Il gestionale della farmacia non lo cambi, e non serve che il tuo programma abbia un collegamento tecnico verso l’esterno, il sistema apre le schermate e compila i campi come farebbe una persona, ed è la specialità della casa
Quello che resta a te
Le scelte restano tutte tue, cosa ordinare e quanto, cosa rendere al grossista e cosa tenere sullo scaffale ancora un po’
Il sistema fa i passaggi meccanici e si ferma quando qualcosa non torna, un codice che non riconosce non se lo inventa, lo mette da parte e te lo fa vedere
All’inizio conviene tenerlo stretto, con più controlli e più conferme, poi si allarga sui casi che hai già visto funzionare
Perché conviene
Le ore che oggi finiscono nel carico delle bolle tornano al banco, che è l’unico posto dove la farmacia guadagna davvero
E il controllo fra ordinato, consegnato e fatturato smette di essere una cosa che fai quando puoi, perché una macchina alla riga duecento è attenta come alla prima, mentre una persona no, ed è normale che sia così
Il canone mensile lo concordiamo prima di iniziare, quella cifra resta e ogni aggiunta la approvi tu, se vuoi farti un’idea di quanto pesano quelle ore c’è il calcolo del risparmio, altrimenti scrivimi e ne parliamo