Il venerdì sera, con i rapportini sul bancone
Uno te lo ha mandato come foto di un foglio a quadretti, uno è un messaggio scritto dal furgone, uno è il foglio piegato in quattro che il capo squadra tira fuori dalla tasca, e le ore ci sono ma la commessa non c’è scritta da nessuna parte
Intanto i DDT dei fornitori si accumulano, quello del ferramenta, quello del materiale elettrico consegnato direttamente in cantiere, e ognuno ha il suo formato, il suo modo di scrivere le quantità, e la sua bella firma illeggibile in fondo
Venti in cantiere, uno e mezzo in ufficio
Un’impresa da venti persone in cantiere ha spesso un ufficio da una persona e mezza, che fa i preventivi, le fatture, i fornitori, i documenti da tenere in ordine per i controlli, e risponde al telefono mentre li fa
Il lavoro arriva a ondate, quando i cantieri spingono l’ufficio annega, e quando l’ufficio annega la prima cosa che salta è proprio l’attribuzione dei costi, perché sembra la meno urgente, tanto i documenti sono lì e prima o poi si sistemano
Esempi di cosa può fare il sistema in un ufficio così
Sono esempi di lavori che il sistema può fare, non lavori già consegnati per qualche impresa, siamo partiti da poco e preferiamo dirtelo subito
- Il sistema raccoglie i rapportini da dove arrivano, la casella email, la cartella condivisa, le foto mandate su messaggio, legge la data, la squadra, le ore e il cantiere, e prepara le righe da inserire
- Prende i DDT dei fornitori, ricava fornitore, data, materiale e quantità, e li abbina all’ordine o alla commessa seguendo le regole che gli dai tu, per cantiere, per fornitore, per codice del materiale, o come hai deciso di tenerli tu
- Apre il gestionale che usi e inserisce le righe, che sia il contabile o un programma di settore come ACCA PriMus, STR Vision o i software Namirial, senza che tu debba cambiare programma
- Rinomina e archivia i documenti nella cartella della commessa, con il nome che usi già, così quando arriva un controllo il documento si trova senza cercarlo
- Confronta le ore dei rapportini con quelle registrate e mette da parte le differenze, invece di lasciarle scoprire a fine lavori
Se il programma che usi non ha nessun collegamento diretto verso l’esterno va bene lo stesso, il sistema lo apre dallo schermo e ci lavora dentro come farebbe una persona, ed è la specialità della casa, lo trovi spiegato in programmi senza collegamenti e in automazione dei gestionali
Quello che continui a fare tu
Le decisioni restano dove sono adesso, quale commessa regge e quale no, cosa rifatturare, come trattare un fornitore, quando fermare una squadra, quello è il mestiere per cui ti pagano e nessun sistema lo tocca
Quando un rapportino non dice il cantiere, o un DDT non si abbina a niente, il sistema non tira a indovinare, si ferma e ti lascia il caso da guardare, così quello che arriva sulla tua scrivania è solo l’eccezione vera
Perché conviene a un’impresa come la tua
Le ore che oggi vanno in inserimenti tornano indietro, e valgono soprattutto nelle settimane di ondata, quando sono le uniche che non hai, senza assumere un’altra persona in ufficio per battere dati che qualcuno ha già scritto una volta
Il vantaggio più grosso però è il tempo, se i costi entrano mentre la commessa è aperta, i conti li leggi quando puoi ancora fare qualcosa, invece di leggerli a lavori finiti quando ti resta solo da prenderne atto
Puoi metterci i numeri della tua impresa nella pagina del calcolo e vedere cosa ti costa oggi il lavoro a mano
Chi trovi dall’altra parte
Sono Antonio Fuccillo, ho partita IVA 04650850243 e lavoro da Nove, in provincia di Vicenza, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli direttamente con chi fa il lavoro
Mi fai vedere una procedura, anche solo con un video dello schermo, ti dico se si può fare e ti dico il canone mensile prima di iniziare, quella cifra la concordiamo per iscritto e ogni aggiunta la approvi tu, se preferisci parlarne a voce trovi tutto nei contatti
I nomi dei programmi citati in questa pagina sono marchi dei rispettivi proprietari, li nominiamo solo per farti capire di che tipo di programmi parliamo, non abbiamo nessun rapporto con chi li produce e non vendiamo le loro licenze