È lunedì mattina e manca una persona sul turno
Un’educatrice ha il figlio con la febbre, e in dieci minuti devi coprire un turno su un servizio che sta dall’altra parte della provincia, cercare chi è disponibile, cambiare il foglio, avvisare il coordinatore, e ricordarti a fine mese che quel giorno lì è cambiato rispetto al programmato
Poi il mese finisce, e comincia il secondo lavoro, quello che nessuno vede, le presenze da mettere insieme, i rendiconti da preparare per gli enti, ognuno con il suo modulo e la sua scadenza
Le ore che se ne vanno in ufficio
Chi sta in amministrazione in una cooperativa lo sa, il lavoro non è difficile, è tanto, ed è sempre lo stesso
- Turni su più servizi e più sedi, con le sostituzioni dell’ultimo minuto che vanno riportate ovunque
- Presenze che arrivano da fogli firmati, da messaggi, da un file che qualcuno compila a modo suo
- Le stesse ore ribattute nel gestionale del personale, poi di nuovo dentro il rendiconto
- Rendicontazioni agli enti, e ogni ente vuole il suo formato, con i suoi totali e le sue colonne
- Documenti del personale con le loro scadenze, che se le lasci correre poi te ne accorgi tardi
Il fastidio vero è che quell’ora non arriva a nessuno, il turno serve alle persone del servizio, il rendiconto serve solo a un modulo
Esempi di cosa il sistema può fare
Sono esempi di lavori che il sistema è in grado di fare, non lavori già consegnati a qualche cooperativa, Muffin Suite è partita da poco e preferiamo dirtelo
- Raccoglie le presenze da fogli, file e messaggi, le mette in un formato solo, e le carica nel gestionale del personale che usi già
- Confronta il turno programmato con quello fatto davvero, e ti mette in fila le differenze, senza sistemarle di testa sua
- Prepara il rendiconto nel formato che chiede quell’ente, prendendo i numeri dalle ore che sono già a sistema
- Controlla i totali prima che il file esca, se le ore di un servizio non tornano con quelle del mese si ferma e te lo dice
- Tiene lo scadenzario dei documenti del personale, e avvisa prima, non il giorno dopo
Quando il programma non ha un collegamento tecnico da usare, il sistema lavora sulle schermate come farebbe un operatore, e per noi è la parte normale del mestiere, non l’eccezione, e vale anche per i portali degli enti con cui lavori, dove sei tu che entri con le tue credenziali
Quello che resta alle persone
Le decisioni restano dove sono adesso, chi copre un turno lo decide il coordinatore, che sa chi può stare su quel servizio e chi no, il sistema fa il giro dei fogli e dei campi, non sceglie le persone
Quando un dato non torna il sistema non lo aggiusta, si ferma, mette il caso da parte e aspetta te, e puoi decidere quanta autonomia dargli, all’inizio conviene tenerlo stretto, poi si allarga sui passaggi che hai visto funzionare
Perché la cooperativa ci guadagna
Le ore che oggi finiscono in inserimenti tornano indietro, e in una cooperativa quelle ore hanno una destinazione naturale, i servizi e le persone che li usano
Non cambi gestionale, il sistema usa quello che hai già, come una persona davanti allo schermo, e il canone mensile te lo dico prima di iniziare, quindi non c’è una grande spesa all’avvio da far passare in consiglio, e se vuoi farti un’idea del peso di quelle ore c’è il conto da fare qui
Come si parte
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli con chi il lavoro lo fa, mi mostri una procedura, va bene anche un breve video dello schermo, guardo se si può fare e ti dico il canone prima che si cominci, poi ogni aggiunta la approvi tu, e la trovi spiegata in come funziona