I primi giorni del mese, sempre gli stessi
Le presenze cominciano ad arrivare, e ognuno le manda a modo suo, c’è l’azienda con il foglio Excel fatto in casa anni fa, quella che esporta il PDF dal badge, quella che scrive la mail a mano con le ore riga per riga, e quella che fotografa il cartellino con il telefono
Prima ancora di poter elaborare qualcosa, tutta quella roba va rimessa nello stesso formato, e quel passaggio non lo vede nessuno, non si fattura, però ci vogliono le ore
Poi viene il resto, i portali degli enti dove entrare uno per uno, le comunicazioni obbligatorie da mandare nei termini, i cedolini da distribuire azienda per azienda, i controlli da fare prima che esca qualcosa di sbagliato
Il punto che fa male è il calendario, il picco cade sempre negli stessi giorni, le scadenze non si spostano di un’ora, e le persone in studio sono quelle che sono
Quello che il sistema può prendersi
Il formato che ogni cliente ti manda è strano, ma è costante, quel foglio Excel è fatto storto allo stesso modo da tre anni, e una cosa costante si legge, anche quando non c’è nessun collegamento diretto tra i programmi
- Il sistema apre i file delle presenze come arrivano, Excel, PDF del badge o mail, riconosce il formato di quel cliente e li porta tutti nello schema unico che usi tu prima di caricarli nel gestionale paghe
- Entra nei portali con le credenziali dello studio, fa il giro che faresti tu, scarica le ricevute, le rinomina e le mette nella cartella della singola azienda
- Confronta le presenze di questo mese con quelle del mese scorso e con l’organico, e segnala il dipendente sparito, le ore fuori scala, il nuovo assunto che non risulta da nessuna parte
- Prepara e manda i cedolini a ogni azienda, ognuna con il suo indirizzo e il suo modo, e tiene traccia di cosa è partito
- Controlla che per ogni movimento del mese ci sia il pezzo che deve esserci, e ti mette in una lista quello che manca
Sono esempi di cose che il sistema è in grado di fare, non lavori già consegnati a qualche studio, Muffin Suite è partita da poco e preferisco dirtelo prima io
Il discorso vale sui programmi che hai già, parlo di gestionali paghe come Zucchetti, TeamSystem o Inaz, di portali come INPS e INAIL, di UniEmens e delle comunicazioni obbligatorie, il sistema apre le schermate e compila i campi come farebbe una persona davanti allo schermo, senza che tu debba cambiare niente
Quello che non si tocca
L’interpretazione del contratto resta tua, e resta tuo tutto quello che è un caso particolare, il livello da attribuire, la trasferta discutibile, il part time modificato a metà mese, il contratto che l’azienda applica ma forse non è quello giusto
Quel lavoro lì è il motivo per cui il cliente paga lo studio invece di comprarsi un programma, e non ha senso provare a delegarlo a un sistema
Il sistema si occupa dei passaggi che stanno prima e dopo, e quando incontra qualcosa che non torna non decide, si ferma, ti lascia il caso da parte e va avanti con il resto, puoi anche tenerlo stretto all’inizio, con più conferme, e allargarlo sui casi che hai visto girare bene
Perché allo studio conviene
Il guadagno sono le ore dei giorni di punta, quelle in cui adesso si resta la sera perché la scadenza è dopodomani, se la normalizzazione delle presenze e il giro dei portali li fa il sistema, quelle ore le riprendi quando ti servono davvero
Nessuna cifra inventata qui, il conto lo puoi fare tu con la pagina del risparmio, partendo dalle ore che ci metti oggi
Non cambi gestionale, non rifai le procedure, non anticipi una grande spesa, si concorda un canone mensile prima di iniziare, e quella cifra resta finché non chiedi tu qualcosa in più
Come si parte
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli direttamente con chi mette le mani nel lavoro, senza passaggi in mezzo
Mi mostri una procedura, va bene anche un breve video dello schermo, guardo se si può fare, e se si può ti dico prima cosa faccio e quanto costa al mese, se non si può te lo dico lo stesso, scrivimi qui o su WhatsApp al 352 012 5997
I nomi dei programmi citati in questa pagina sono marchi dei rispettivi proprietari, li nominiamo solo per farti capire di che tipo di programmi parliamo, non abbiamo nessun rapporto con chi li produce e non vendiamo le loro licenze