Marzo, e la sala d’attesa è già piena alle nove
Entra una signora con una busta della spesa piena di carta, dentro c’è tutto, le spese mediche, le ricevute dell’università del figlio, un bollettino del 2019 che non c’entra niente, e qualcuno deve aprirla, mettere in ordine, capire cosa serve e cosa no
Intanto squilla il telefono per un appuntamento, e alla scrivania di fianco c’è un ragazzo che ha fotografato i documenti col telefono, storti, metà pagina fuori
Da marzo a luglio il lavoro triplica, le persone invece sono sempre quelle, quindi restano due strade, prendere stagionali da formare ogni anno daccapo, oppure togliere di mezzo i passaggi meccanici, quelli che non richiedono nessuna competenza ma si mangiano le giornate
Le ore che se ne vanno senza lasciare traccia
- Documenti che arrivano fotografati storti, via email, su WhatsApp, o in busta, e vanno rinominati e messi nella cartella della persona giusta
- Gli stessi dati anagrafici ribattuti, sul gestionale del CAF, poi sul modulo, poi sulla scheda dell’appuntamento
- Il controllo di completezza, manca un documento, e te ne accorgi quando la persona è già andata via
- Gli appuntamenti da fissare, da spostare, da ricordare a chi non si presenta
- L’archiviazione, che a giugno diventa una pila e resta lì fino a settembre
Esempi di cosa il sistema può fare qui dentro
Sono esempi di lavori che il sistema è in grado di fare, non pratiche già consegnate per qualche CAF, Muffin Suite è partita da poco e preferiamo dirtelo invece che raccontarti storie
- Il sistema prende i documenti che ti arrivano, li legge, capisce di che tipo sono, li rinomina e li mette nella cartella della persona, così quando apri il fascicolo c’è già dentro tutto quello che è arrivato
- Confronta quello che hai ricevuto con la lista di quello che serve per quel tipo di pratica, e prepara l’elenco di chi va sollecitato e per cosa
- Legge i dati anagrafici da un documento e precompila i campi nel gestionale che usi già, aprendo le schermate come farebbe una persona, senza bisogno di nessun collegamento tecnico
- Ricava le voci da ricevute e fogli Excel, le mette in ordine per categoria e ti lascia il totale pronto da guardare, secondo le regole che gli dai tu
- Tiene l’agenda allineata, e a chi ha l’appuntamento fra due giorni può mandare il promemoria con la lista dei documenti da portare
Se il tuo programma è vecchio e non ha nessuna apertura verso l’esterno, non è un problema, è proprio la specialità della casa, il sistema usa le schermate
Quello che resta a chi sta allo sportello
La pratica resta tua, e anche l’invio agli enti resta dove sta oggi, nelle mani di chi lo fa di mestiere e conosce le regole, Muffin Suite non tocca quella parte
Il sistema fa il lavoro meccanico che sta prima e intorno, raccogliere, ordinare, controllare, precompilare, archiviare, e quando un documento è illeggibile o un dato non torna non se lo inventa, si ferma e ti mette il caso da parte
Quanta autonomia dargli lo decidi tu, all’inizio conviene tenerlo corto, con più conferme, poi si allarga sui passaggi che hai visto funzionare
Perché ci guadagni proprio nei mesi di punta
Il valore del CAF e del patronato è la persona che ascolta, capisce la situazione e sa quale strada è quella giusta, e nei mesi di punta è esattamente la cosa che manca il tempo di fare bene
Ogni minuto tolto al ribattere e al cercare torna disponibile lì, e lo stagionale che avresti preso per battere dati magari non serve più, oppure lo metti a fare qualcosa che vale di più
Puoi farti due conti con la pagina del risparmio, senza lasciare nessun dato
Come si parte
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli con chi il lavoro lo fa davvero
Mi mostri una procedura, va bene anche un breve video dello schermo senza dati veri dentro, guardo se si può fare e ti dico il canone mensile prima di iniziare, quella cifra resta e ogni aggiunta la approvi tu, se vuoi vedere il giro completo c’è la pagina come funziona, oppure scrivimi