Venerdì pomeriggio, e sul tavolo ci sono venti fogli
I tecnici rientrano, ognuno posa i suoi rapportini, qualcuno è scritto bene, qualcuno è una fotografia storta arrivata dal telefono, e uno è rimasto nel furgone fino a lunedì, poi qualcuno in ufficio si siede e li rifà tutti, uno per uno, dentro il gestionale degli interventi, con il cliente giusto, i ricambi usati, le ore, le trasferte
È lavoro che non ha niente a che vedere col mestiere, il tecnico l’intervento lo ha già fatto e lo ha già scritto, in ufficio lo si scrive una seconda volta perché fra la carta e il programma non c’è nessun ponte
Dove finiscono le ore, e dove finiscono i soldi
Il conto lo conosci meglio di me, l’intervento fatto lunedì lo fatturi a fine mese se va bene, altrimenti scivola al mese dopo, e intanto il tecnico che lo ha fatto lo hai già pagato, un rapportino che non entra a sistema è lavoro tuo, uscito dall’officina e mai arrivato in fattura
- I rapportini da ribattere, con dati che il tecnico ha già scritto una volta
- I ricambi usati da scaricare dal magazzino e da mettere sull’intervento giusto
- Le ore e i chilometri da raccogliere, che poi diventano la riga di fattura
- I contratti di manutenzione con le visite periodiche da programmare, e la scadenza che ti ricordi quando è passata
- I portali dei committenti, dove il rapporto va caricato nel formato che vogliono loro
- I documenti da ritrovare quando il cliente chiama e contesta un intervento di sei mesi fa
Cosa può fare il sistema al posto tuo
Qui sotto ci sono esempi di quello che il sistema può fare, non lavori già consegnati a un’azienda di assistenza, l’attività è partita da poco e preferisco scriverlo io invece di lasciartelo capire
- Legge il rapportino, che sia un PDF, una foto o un foglio compilato dal tecnico, ne ricava cliente, data, ore, descrizione e ricambi, e apre il gestionale degli interventi compilando i campi come farebbe la persona in ufficio
- Controlla che il ricambio dichiarato esista a magazzino e che le ore stiano dentro quello che il contratto prevede, e se un dato non torna si ferma invece di inventarselo
- Guarda i contratti di manutenzione, tira fuori le visite in scadenza nelle prossime settimane e prepara la lista da mettere in programma
- Confronta gli interventi chiusi con quelli già fatturati, e ti dice quali sono rimasti indietro
- Dove il portale del committente lo permette, entra con le tue credenziali, compila le schermate come farebbe un operatore e archivia la ricevuta dove la tieni tu
Il gestionale degli interventi non si tocca, resta quello, il sistema ci lavora dentro dalle schermate, quindi funziona anche se il programma non ha nessun collegamento tecnico, ed è la parte dove torno più utile, se ti interessa il lato dei portali dei committenti ne parlo in automazione dei portali web
Quello che resta a chi il lavoro lo fa
La diagnosi resta al tecnico, la decisione su cosa fatturare e cosa no resta a te, il rapporto col cliente pure, il sistema fa i passaggi meccanici, e quando incontra un caso che non ha mai visto, un ricambio scritto male, un cliente che non trova, si ferma e te lo lascia da parte, con scritto perché
All’inizio conviene tenerlo stretto, con più conferme, poi si allarga sui casi che hai visto girare bene per qualche settimana
Perché ti conviene
Le ore che oggi vanno in ribattitura tornano libere, e la strada fra l’intervento e la fattura si accorcia, perché il rapportino entra a sistema quando arriva e non quando qualcuno trova il tempo, puoi farti due conti da solo con il calcolo del risparmio
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, mi mostri come lavori adesso, anche con un video dello schermo, guardo se si può fare e ti dico il canone mensile prima di partire, senza grande spesa iniziale