Le undici di mattina, un cliente chiede due magazzinieri per lunedì
La persona giusta ce l’hai in testa prima di riattaccare, l’hai già colloquiata, sai che è libera, sai che abita a venti minuti, e quella parte del lavoro ti è costata un’ora scarsa
Poi comincia il resto, l’anagrafica da rifare perché il candidato era passato mesi fa e i documenti sono scaduti, il contratto da preparare che è identico all’ultimo tranne la mansione e le date, la carta d’identità e il codice fiscale da ribattere nel gestionale dell’agenzia, il fascicolo da mettere in ordine, e intanto sono le cinque
Dove se ne vanno le ore in agenzia
- Anagrafiche dei candidati ribattute, con i dati che stanno già su un documento fotografato che ti hanno mandato loro
- Contratti e lettere di assunzione che sono sempre lo stesso testo con tre campi diversi dentro
- Proroghe, che tornano ogni mese, sempre uguali, e vanno preparate una per una
- Le presenze, che ogni azienda cliente ti manda come le pare, un Excel, un PDF, un foglio fotografato col telefono, un messaggio
- I documenti da chiedere al candidato, poi da richiedere, poi da richiedere ancora
- Le scadenze da tenere d’occhio, perché un contratto che scade venerdì lo devi vedere mercoledì
Il valore che vendi è trovare la persona giusta in fretta, e il mestiere lo sai fare, il problema è che metà della giornata non la passi lì, la passi dentro dei moduli
Esempi di cosa il sistema può fare
Sono esempi di lavori che il sistema è in grado di fare, non lavori già consegnati a qualche agenzia, Muffin Suite è partita da poco e preferiamo dirtelo invece di raccontarti storie
- Legge la carta d’identità e il codice fiscale che il candidato ti ha mandato, ricava i dati anagrafici e li scrive nel gestionale dell’agenzia, aprendo le schermate come farebbe una persona
- Prende il contratto tipo che usi già, ci mette dentro i dati della persona, la mansione, le date e il cliente, e te lo lascia pronto da controllare e firmare
- Riconosce quali contratti scadono nelle prossime due settimane e prepara l’elenco delle proroghe da fare, con i documenti collegati
- Raccoglie i fogli presenze che arrivano da aziende diverse, in formati diversi, li riporta tutti nello stesso schema e segnala le righe che non tornano, un turno doppio, un giorno mancante, un nome che non esiste in anagrafica
- Entra nei portali dei clienti con le tue credenziali, prende quello che serve o carica quello che vuoi caricare, e archivia i file con il nome e la cartella che usi tu
La parte delle presenze e dei portali è quella più scomoda, perché i sistemi delle aziende clienti li decidono loro e un collegamento tecnico da usare non è detto che ci sia, ed è esattamente il punto su cui lavoriamo, il sistema usa le schermate, non ha bisogno di permessi speciali dentro il programma, ne parliamo meglio nella pagina sui programmi senza collegamenti e in quella sull’automazione dei portali web
Quello che resta a te
Le persone, il colloquio, la scelta di chi mandare dove, la telefonata al cliente quando qualcosa va storto, il rapporto che tieni con le aziende della zona, cioè tutto quello per cui uno si rivolge a un’agenzia invece di mettere un annuncio
Il sistema fa i passaggi meccanici, e quando un dato non torna non se lo inventa, si ferma e ti mette il caso da parte, quanta autonomia dargli lo decidi tu, all’inizio conviene tenerlo stretto e poi allargare sui casi che hai visto funzionare
Perché ci guadagni
Le ore che oggi vanno in anagrafiche e moduli tornano libere, e le usi per riempire le richieste che oggi lasci indietro, senza mettere una persona in più a battere dati, se vuoi vedere la cifra con i tuoi numeri c’è la pagina per calcolare il risparmio
Non cambi programma, il sistema usa quello che hai già installato
Come si comincia
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli con chi il lavoro lo fa davvero
Mi mostri una procedura, va bene anche un video dello schermo, guardo se si può fare e ti dico il canone mensile prima di partire, quella cifra resta e ogni aggiunta la approvi tu, il percorso completo è scritto nella pagina come funziona