Il cliente cambia una data, e riparte tutto
Il preventivo era pronto, tre notti a Vienna, volo del giovedì, la camera doppia con la colazione, poi arriva il messaggio, si parte venerdì invece che giovedì, e tu ricominci il giro, apri il portale del tour operator, ricerchi, il volo costa diverso, l’hotel quella notte ha solo un’altra sistemazione, rifai i conti, riscrivi il documento, lo rimandi
Poi il cliente ci pensa, e magari non parte
Le ore che se ne vanno prima di vendere
Il preventivo è lavoro che non paga nessuno, ne prepari tre per venderne uno, quindi ogni minuto passato lì dentro pesa il doppio di un minuto passato su una pratica già chiusa
- Cercare la stessa disponibilità su più portali dei fornitori, con la stessa data e gli stessi nomi ribattuti ogni volta
- Copiare quello che hai trovato dentro il preventivo, con i prezzi, le condizioni, le penali di cancellazione
- Rifare il preventivo per la seconda e la terza volta, perché cambia una data, un aeroporto, il numero dei passeggeri
- Aprire la pratica nel gestionale quando il cliente conferma, ribattendo i dati che avevi già scritto nel preventivo
- Raccogliere i documenti dei viaggiatori, che arrivano fotografati storti, e trascrivere nomi e numeri sperando che siano uguali a quelli del biglietto
- Tenere d’occhio le scadenze degli acconti e dei saldi, che se le manchi il fornitore la prenotazione te la scioglie
Esempi di cosa il sistema può fare
Sono esempi di lavori che il sistema è in grado di fare, non lavori già consegnati per qualche agenzia, Muffin Suite è partita da poco e preferisco scriverlo che farlo intuire
- Il sistema entra nei portali dei fornitori con le tue credenziali, cerca le date che gli dai tu e ti riporta le opzioni in un unico foglio, così le confronti senza dieci schede aperte
- Prende quel foglio e prepara il preventivo nel formato dell’agenzia, con i tuoi testi, le tue condizioni e il tuo margine già dentro
- Quando cambia una data, rifà il giro sulle stesse opzioni e ti mette accanto la versione vecchia e quella nuova, quello che è cambiato lo vedi in due secondi
- Legge il documento del viaggiatore, ricava cognome, nome, numero e scadenza, e li scrive nella pratica del gestionale, poi controlla che il nome sul biglietto e quello sul documento coincidano
- Guarda le scadenze degli acconti e dei saldi e ti prepara la lista di chi va sollecitato oggi, non a fine mese
Il punto è che il sistema non ha bisogno di nessun collegamento diretto con i portali dei fornitori, li usa come li useresti tu, aprendo le schermate, questa è la specialità della casa, e vale anche per il gestionale dell’agenzia e per i PDF e gli Excel che ti arrivano
Quello che resta a te
Resta la parte per cui uno entra in agenzia invece di prenotare da solo col telefono, sapere che quell’hotel è lontano dal centro anche se sulla mappa sembra vicino, sapere che con due bambini quel volo delle sei del mattino è una brutta idea, sapere chi chiamare quando il volo salta
Il sistema non decide niente al posto tuo, mette insieme le opzioni e riempie i campi, e quando trova qualcosa che non torna, un nome diverso, un prezzo che non quadra, una disponibilità sparita, si ferma e ti lascia il caso da guardare
Perché l’agenzia ci guadagna
Le ore tolte al lavoro meccanico tornano davanti al cliente, e un preventivo che non aspetta il tuo giro sui portali lo mandi quando il cliente è ancora caldo, non quando ha già guardato altrove
Non cambi programma e non anticipi una grande spesa, il canone mensile si concorda prima di iniziare e resta quello, e ogni aggiunta la approvi tu
Come si parte
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli con chi il lavoro lo fa davvero
Mi mostri una procedura, anche solo con un breve video dello schermo senza dati dei tuoi clienti dentro, io guardo se si può fare e ti dico prima il canone, se vuoi farti un’idea intanto c’è il calcolo del risparmio e la pagina su come funziona, altrimenti scrivimi dai contatti